¿Cuándo fue la última vez que terminaste una tarea exactamente en el tiempo que tenías destinado? Lo normal es que siempre exceda el tiempo destinado, unas veces porque surgen imprevistos y otras veces porque vamos hacia delante y hacia atrás por falta de algo bien sencillo: workflows de marketing que funcionen.
Social Media Pymes tiene ya más de 10 años de experiencia en implementación de planes de marketing de contenidos. A lo largo de todos estos años, hemos probado herramientas, procesos, idas y venidas que nos han ayudado a crear nuestros propios flujos de trabajo. ¿Quieres saber cuáles son? ¡Sigue leyendo!
¿Qué es un workflow en marketing?
Workflow significa flujo de trabajo, es decir, la secuencia de pasos que debes seguir para completar una determinada tarea de marketing.
¿Son importantes? ¡Son MUY importantes! Te ayudan a racionalizar la forma de trabajar, aseguran que no te saltas nada y te permiten replicar aquello que sabes que funciona.
Los workflows de marketing que mejor funcionan tienen varias cosas en común. Son:
Fáciles de entender
Un flujo de trabajo eficaz es sencillo. Especialmente en los equipos remotos, donde el 99,99 % de la comunicación se realiza por escrito y, seamos francos, hay quien no se expresa precisamente bien…
Si quieres que todo tu equipo, incluidos los freelancers o agencias con las que colaboras, esté en la misma página, es importante que tu flujo de trabajo sea fácil, muy fácil.
Vivos
Los mejores workflows de marketing de contenidos están vivos, como la propia comunicación. Cambian a medida que cambian las disciplinas o la tecnología. Por ponerte un ejemplo: en 2023 no tendría sentido seguir aplicando los muchos flujos de trabajo que se aplicaban hace 10 años. Hoy, sabemos que los motores de búsqueda dan importancia a algunos factores de posicionamiento que en 2012 no eran relevantes o nadie se planteaba, como la calidad del contenido.
Compartidos
¿Lo mejor de buscar talento en internet? Que no es totalmente imprescindible saberlo todo. Si los flujos de trabajo están bien definidos, la llegada de un nuevo miembro al equipo será muy fácil, porque podrá seguirlos con facilidad y aprender rápidamente los secretos de la profesión.
¿Por qué deberías optimizar tus flujos de trabajo?
No puedo enfatizar lo suficiente la importancia de contar con workflows de marketing de contenidos. Personalmente, no sé qué haría sin saber que después de A viene B y luego C. Vivo más tranquila, puedo delegar (y que me entiendan) y saber que conseguiré el resultado que espero.
Aquí tienes otras razones:
Ayudan a que todos estén en la misma página
Los flujos de trabajo de marketing de contenidos te ayudan a que trabajar en equipo sea más sencillo. Todos siguen los mimos pasos, por lo que es como tener un ejército de “mini-yos”.
Mejora la calidad del trabajo
Con un flujo de trabajo consensuado, tu equipo de marketing tiene las instrucciones para conseguir el resultado que esperas. Al final del día, los jefes tendrán trabajos de más calidad y alcanzarás tus objetivos de forma más precisa.
Incorporar innovaciones y cambios
Como he comentado, los flujos de trabajo pueden y deben cambiar para incorporar nuevas técnicas y estrategias. Por ejemplo, te das cuenta de que las entradas de tu blog son mucho mejores cuando Antonio (tu editor) es la última persona que las revisa. Así que decides ajustar tu flujo de trabajo para asegurarte de que él completa el último paso.
Los flujos de trabajo te ofrecen la posibilidad de incorporar todo lo que vas aprendiendo, mejorando continuamente tu forma de trabajar.
Aumenta la rentabilidad de tus proyectos
Para ayudarte a reducir el tiempo dedicado a los proyectos, los workflows de marketing de contenidos aumentan la transparencia e impulsan la colaboración.
En otras palabras, tu equipo puede hacer más en menos tiempo. Y, en última instancia, la rentabilidad de los proyectos de marketing recibirá un impulso nada desdeñable.
3 workflows de marketing de contenidos que debes incorporar
Paso ahora a desvelarte todos los secretos de los workflows de marketing de contenidos que utilizamos en Social Media Pymes.
Workflow de redacción de contenidos
Podría decir que empleamos entre el 70 y el 90 % de la agencia en redactar contenidos para empresas: ebooks, artículos, actualizaciones para redes sociales, guiones para vídeos, notas de presa, etc.
De media, redactamos entre 10 y 25 piezas de contenido largo a la semana. ¿Cómo llegamos a todo? Toma nota de este workflow de marketing de contenidos:
1. Planificamos el contenido
Lo primero y más importante es una adecuada planificación de los contenidos. Elaboramos los objetivos, incluidas las piezas que necesitamos, su longitud, sus requisitos, quién debe elaborarlos, etc.
Como agencia, debemos estar en contacto directo con nuestros clientes para entregar el contenido puntualmente y con la calidad que esperan. En tu empresa, si te encargas tú de los contenidos, es una buena idea que definas tu propio ritmo, qué métricas esperas conseguir y así ponerte unos objetivos asumibles.
2. Redacta el contenido
Ahora que ya has trazado el plan de contenido, es el momento de que tu redactora, Marisa, se ponga manos a la obra. Tu brief creativo detallado ayudará a que se centre en redactar textos que cumplan tus objetivos.
Es posible que Marisa necesite ayuda de vez en cuando, sobre todo un segundo par de ojos. Por lo tanto, debe ser capaz de conectar con otros miembros del equipo de forma que mejore la calidad de su texto.
Contenido relacionado: Qué puede hacer un editor por tu plan de marketing de contenidos
3. Edita el texto
Una vez que el primer borrador de la entrada del blog está listo, el redactor puede enviárselo a Antonio, el editor. La estructura de este paso variará en función de tu empresa. Por ejemplo, puedes tener varios redactores, pero ningún editor.
En cualquier caso, es importante que una segunda persona revise el texto y haga sugerencias. Dado que estas revisiones pueden contribuir realmente a elevar la calidad del texto, un buen corrector vale su peso en oro.
4. Gráficos e infografías
Puede que la entrada de tu blog necesite algunas imágenes o infografías. Para ello, debes crear una lista de los gráficos necesarios y un resumen conciso para tus diseñadores. Una vez que se lo hayas pasado, podrán crear las imágenes necesarias.
Para asegurarse de que tu equipo de diseño ofrece una pieza de calidad que aumentará el valor de la entrada del blog, cada uno de ellos debe tener sus propios flujos de trabajo (de diseño, en este caso).
5. Correcciones finales
Ahora que la entrada del blog está lista, es el momento de la corrección final. Lo ideal es que la revisen varias personas para detectar posibles errores.
Las pequeñas erratas y los errores gramaticales son más comunes de lo que la mayoría de la gente cree. Por eso, el redactor y el editor deben tener una lista de los problemas más comunes. En nuestro caso, nunca publicamos un texto sin pasarlo antes por Language Tool, que cuenta además con una extensión de Chrome que resalta cualquier problema, desde erratas a faltas de ortografía, textos demasiado complejos o problemas de inconsistencia.
6. Conseguir la aprobación, publicar y supervisar
Las partes interesadas, tanto internas y externas, deben aprobar el artículo. Una vez obtenida la aprobación, es hora de publicar el artículo y supervisar su progreso.
En nuestro caso, para controlar si el contenido se posiciona en Google, inmediatamente después de la publicación, añadimos la palabra clave objetivo a Position Tracking, la herramienta de Semrush que nos permite seguir los objetivos SEO de cada pieza orgánica publicada.
Workflow de marketing de contenidos (para colaborar con una agencia)
Cuando se trata de flujos de trabajo de marketing, las empresas más grandes tienen una ardua tarea entre manos. Deben sacar una gran cantidad de trabajo adelante, mientras cumplen con múltiples partes interesadas, tanto internas como externas.
¿Colaboras con una agencia? ¿Quieres tener una buena relación con ella y que de verdad te ayude?
1. Deja claras las expectativas
La semana pasada te contaba lo importante que es tener claras las expectativas cuando encargas un trabajo creativo. Si vas a externalizar contenido, es de obligado cumplimiento una sesión sobre qué esperas de la empresa que te los proporcionará.
2. Define las fases y los roles del proyecto
Un proyecto de marketing de contenidos tiene muchas fases y procesos. Lo normal es que si no has creado contenido nunca, te parezca que todo es fácil y sencillo. Solo aquellos que se han puesto manos a la obra son conscientes de la cantidad de trabajo que implica.
Por eso es clave definir todas y cada una de las tareas que implica crear contenido y que todos entiendan las cantidad de horas necesaria.
3. Acuerda un calendario para el proyecto
Con este calendario, puedes estar seguro de que tu proyecto es transparente y organizado. Este calendario indica exactamente cómo se desarrollará el proyecto, lo que te ayudará a acordar un plan definido que tu agencia respetará.
Los mejores calendarios te ayudan a revelar las dependencias y a abordar problemas antes de que aparezcan. Herramientas como Asana, que es la que utilizamos en Social Media Pymes para gestionar proyectos de marketing, cuentan con la funcionalidad de dependencias, lo que te ayuda a visualizar rápidamente por qué algunas tareas no avanzan.
4. Deja que tu agencia trabaje
Hay clientes y… clientes. Algunos entienden rápidamente que tienen que dejar trabajar a la agencia y que presionar y mencionar y enviar correos no solo no sirve para nada, sino que termina por quemar a cualquiera.
Para crear contenidos hace falta tiempo. Respeta los tiempos de tu agencia si quieres recibir el mejor resultado posible.
5. Revisa y aprueba
El proceso de revisión y aprobación de contenidos suele ser complejo. Por eso es necesario definir una buena forma de proporcionar y recibir comentarios de manera eficaz y clara.
6. Proporciona feedback para mejorar
Cada cliente es un mundo. Los flujos que funcionan para una empresa puede que no funcionen para otra. Por eso, es importante que aportes siempre feedback sobre el funcionamiento del proyecto y cómo se puede mejorar.
Las redes sociales pueden consumir mucho tiempo si no cuentas con buenos workflows de marketing. Si quieres que tus acciones de marketing en redes sociales fluyan, sigue este workflow o flujo de trabajo.
1. Prepara ideas sobre tu producto o servicio
Este tipo de workflow de marketing digital empezar por crear ideas que atraigan a los clientes potenciales que te siguen en redes. No pierdas de vista que el proceso de compra empieza por una buena presencia en redes sociales, como parte de una estrategia de marketing completa.
2. Selecciona las ideas más adecuadas
Si tú, o alguien de tu departamento de marketing, es bueno seleccionando las mejores ideas, este es el momento. Si tienes la suerte de tener un social media manager, esta es la tarea ideal.
3. Define la mejor hora para publicar
Ofrece contenido de primera, no te conformes con menos. Pero tampoco te conformes con publicarlo en cualquier momento o perderás todo el esfuerzo. ¡Recuerda! Las redes sociales son una de las acciones de inbound marketing más eficaces.
4. Crea las imágenes y los textos
Es el momento de las imágenes y los textos. En Social Media Pymes trabajamos con una hoja de cálculo que compartimos con el cliente y con Canva. No es porque no seamos capaces de utilizar las herramientas de diseño más sofisticas, es porque creemos que se pueden hacer grandes cosas con las herramientas más sencillas.
6. Envía el contenido para su aprobación
Solo tú sabes quién debe aprobar los textos y las imágenes, ¿tu jefe? ¿El dueño de la empresa? ¿El director de marketing? Sea quien sea, la cadena de aprobación debe quedar clara para que no haya problemas una vez que los contenidos se hayan publicado.
7. Realiza las modificaciones necesarias
Es hora de responder a los comentarios y hacer los cambios necesarios.
Mejores prácticas de workflows de marketing
¿Buscas los mejores consejos prácticos para mejorar la gestión de tus workflows de marketing de contenidos? Aquí tienes cinco que debes seguir en todo momento.
Actualiza tus workflows de marketing
Dado que los pequeños cambios y actualizaciones pueden tener un gran impacto en tu flujo de trabajo de marketing, es importante que los actualices. En otras palabras, tu flujo de trabajo puede acabar creando más problemas de los que resuelve.
Los miembros de tu equipo serán los primeros que detecten los problemas de tu flujo de trabajo. En general, es probable que surjan problemas con:
- Cambio de herramientas.
- Nuevos miembros del equipo.
- Una nueva política interna.
- Los resultados obtenidos.
Guía a tu equipo
Un flujo de trabajo es el mejor activo para que tu equipo y tú viváis tranquilos. Si quieres que sepan qué deben hacer y cómo en todo momento, sigue estos consejos:
- Haz que los flujos de trabajo estén accesibles a todo el mundo.
- Comunica cualquier cambio.
- Escucha las opiniones del equipo.
Simplifica las cosas
Los flujos de trabajo más eficaces son fáciles de seguir. Ayudan a cada miembro del equipo a entender sus funciones y responsabilidades, así como la forma en que todo encaja.
Cuando crees un flujo de trabajo, haz todo lo posible por simplificarlo. Trabaja con ojo crítico y piensa en cómo se puede simplificar para que todo el mundo pueda seguirlo de forma sencilla.
Controla tu flujo de trabajo
Los flujos de trabajo pueden ser un buen asidero en tiempos convulsos, pero no puedes dejar que te dominen. Si en algún momento detectas que el flujo de trabajo es un ancla en tu trabajo, es que te está controlando a ti y no al revés.
Herramientas de workflows de marketing
Todo lo que hemos repasado aquí está muy bien y puede ser de gran utilidad para la marcha de tu departamento de marketing o si trabajas con una agencia. Pero, ¿qué herramientas pueden ayudarte a crear y seguir flujos de trabajo?
1. Asana para el seguimiento
En Social Media Pymes hemos probado múltiples herramientas de seguimiento de proyectos, como Trello o Todoist. Sin embargo, ninguna de ellas se parece a Asana y lo bien que nos va con ella.
Ahí van mis recomendaciones para sacar el máximo provecho de Asana:
- Tienes muchas opciones de permisos sobre quién puede actualizar las tareas y quién no. Te recomiendo que las analices bien.
- Aprovecha el poder de las notas para tener acceso a toda la información necesaria para gestionar el proyecto.
- Usa las dependencias para detectar las personas o trabajos que están haciendo de stopper.
2. HubSpot para la automatización del flujo de trabajo de marketing
HubSpot ofrece un conjunto de potentes herramientas que ayudan a crecer los equipos de ventas y marketing. No es una herramienta barata, pero cuenta con grandes activos (como el calendario para reservar citas con el departamento de ventas).
Además, te ayuda a automatizar muchas tareas, como correos electrónicos o landing pages.
Semrush es una suite de lo más completa para tus actividades de marketing digital. Puede ayudarte con muchas cosas, como el SEO, los informes, la actualización de contenido y mucho más.
Sin embargo, hoy la menciono como herramienta para publicar en redes sociales. Social Media Poster te permite publicar en Facebook, Instagram, Twitter, Pinterest, LinkedIn y Google Business Profile.
Además, el Social Media Poster te ofrece métricas poderosas para que sepas cómo está funcionando tu estrategia de redes sociales.
4. MailChimp
MailChimp comenzó como una plataforma de marketing por correo electrónico. Aunque su funcionalidad se ha ampliado, sigue siendo una gran opción para dominar tus campañas de marketing por correo electrónico.
Te ofrece buenas plantillas y herramientas de diseño intuitivas que te ponen fácil la creación de campañas de email marketing muy completas.
He usado desde hace mucho tiempo esta herramienta y he logrado grandes cosas con ella. Sin embargo, tengo una gran pega para MailChimp: cada vez se pueden hacer menos y menos cosas con una cuenta gratuita y los usuarios de pago nos sentimos como auténticos cajeros automáticos. No estoy contenta.
Conclusión de workflows de marketing de contenidos
Si sabes aprovechar el poder de los workflows de marketing de contenidos, tendrás un equipo más productivo y contento. Si colaboras con una agencia, llegarás a más y podrás escalar tus esfuerzos y, en general, vivirás más tranquilo. Te espero en los comentarios para conocer qué flujos de trabajo estás utilizando y cómo te va con ellos.
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