¿Conoces esa sensación de estar en una reunión en la que se mencionan mil tareas y no sabes ni el estado de la mitad, ni quién se encarga de quién ni por qué se han parado? Nosotros sí. Piénsalo por un momento: una agencia de contenidos con clientes en España, Alemania, Portugal y Suiza, un equipo de profesionales en varias ubicaciones y cientos de piezas de contenido semanales para clientes de la talla de SAP, Semrush o Microsoft. ¿Cómo lo hacemos? Muy fácil: Asana para marketing.

En esta entrada quiero compartir contigo nuestro flujo de trabajo con la aplicación que más nos gusta de las muchas que hemos probado para gestionar proyectos.

¿Qué es Asana?

Asana es un plataforma de gestión de proyectos online que permite a los miembros de un equipo crear y gestionar tareas. Su objetivo es sencillo: ayudarte a que las tareas se terminen y se entreguen en el plazo acordado. En nuestro caso, entre la agencia y los clientes.

Beneficios gestionar tus proyectos con Asana para marketing

Como empresa de servicios, vivimos de que nuestros clientes estén contentos, lo que supone dedicarles mucho tiempo. Parte de ese tiempo se emplea en informarles del estado de las tareas y que vean progresos en proyectos de contenidos que, seamos francos, tienen miles de pequeñas piezas móviles con las que hay que hacer malabarismos a diario.

¿Quieres un dato que te ayudará a confiar en las herramientas de gestión? Algunas investigaciones han demostrado que el 11,4 % de la inversión de recursos se desperdicia, porque la organización de los proyectos es deficiente. Estoy totalmente de acuerdo con esta afirmación: sin control, los correos se multiplican, las reuniones de estatus crecen como champiñones y el poco tiempo que queda para trabajar “de verdad” se queda en nada.

Además, estas herramientas de gestión te permiten ser más precisos con el cálculo del tiempo necesario para cada tarea, tener una comunicación más fluida con tu equipo y mejorar las estimaciones de presupuesto en un 48 %.

Algunos datos sobre la eficacia del uso de Asana para marketing

¿Quieres más datos? Según datos de la propia Asana:

• Los equipos son 1,5 veces más eficientes.
• El 65 % de los que usan Asana ven cómo se reducen los correos.
• El 80 % afirma que es más responsable con los plazos asignados.

Usar Asana para marketing digital

Asana, como Trello o Monday, se puede usar para gestionar casi cualquier tipo de proyecto. Sin embargo, Asana tiene muchas funciones que hacen que sea perfecta para gestionar proyectos de marketing. A continuación, voy a contarte cuáles son mis funciones favoritas y cómo puedes sacarles el máximo partido como freelance, agencia de contenidos o equipo de marketing interno de una empresa.

Jerarquía de un proyecto

Me voy a detener en cómo se organiza un proyecto en Asana, porque muchos de los problemas de gestión se presentan cuando no se entiende bien la jerarquía propia de la plataforma. Como consecuencia, se mezclan tareas y se duplica el trabajo, por no hablar de tiempo empleado en aclararse cuando el resto del equipo no entiende cómo has organizado las tareas.

Empieza con este vídeo:

¿No tienes ganas de verlo?

Ya te lo cuento yo:

En Asana tienes 4 conceptos básicos:

ORGANIZACIONES

Una organización es un conjunto de equipos, por ejemplo, tu empresa, si eres un marketer dentro de una organización. En el caso de Social Media Pymes, como agencia de marketing de contenidos, las organizaciones son los distintos clientes, además de nosotros mismos, que también nos tratamos como un cliente más a la hora de crear contenido para demostrar de lo que somos capaces.

Recuerda:

UNA ORGANIZACIÓN = UNA EMPRESA/UN CLIENTE

EQUIPOS

Los equipos están formados por grupos de personas con un objetivo común, como ventas, marketing o recursos humanos. En nuestro caso, los equipos están formados por aquellas personas que trabajan para un determinado cliente.

Recuerda:

UN EQUIPO = UN CONJUNTO DE PERSONAS

PROYECTOS

Los proyectos son grandes grupos de tareas, como por ejemplo, crear una nueva web o una estrategia de SEO. En el caso de Social Media Pymes, cada proyecto dentro de cada clientes es lo que tenga contratado: email marketing, contenidos, redes sociales, etc…

Recuerda:

UN PROYECTO = UN CONJUNTO DE TAREAS CON UN OBJETIVO COMÚN

TAREAS

Por último, están las unidades básicas de Asana, las tareas. Las tareas son “cosas por hacer”. Aquí me voy a detener un momento, porque con frecuencia se crean tareas con cosas como “creo que deberíamos tener una reunión de xx” cuando una tarea está formada por:

• Una acción (diseñar una landing page, crear un calendario editorial, optimizar la home).
• Un responsable. Más adelante te explicaré en qué consiste la diferencia entre responsables y colaboradores, pero quédate con que el responsable es aquel que da cuenta de la tarea, cambia su estado y es, en definitiva, el responsable final de que se cumpla o no.
• Una fecha. Las fechas en Asana son bastante flexibles, porque puedes definirlas como “fecha tope” o como “plazo de entrega”.

Recuerda:

UNA TAREA = LA UNIDAD MÍNIMA DE ORGANIZACIÓN, ALGO POR HACER.

Aquí tienes un gráfico resumen de lo que acabamos de ver:

Etiquetar personas

Una de las cosas más interesantes de Asana para marketing es que no solo puedes asignar responsables a las tareas, además, puedes nombrar colaboradores.

Solo tienes que entrar en la tarea e ir a la parte interior, donde pone “colaboradores”.

¿Por qué es necesario nombrar colaboradores? Muy sencillo. En un proyecto de marketing puede haber un responsable final (un diseñador, un redactor), pero también hay con frecuencia personas que apoyan (editores, community managers) que deben tener estas tareas en su lista para que esta avance.

Además, siempre que sea necesario, es importante que sepas que puedes etiquetar a las personas de tu equipo (¿recuerdas la jerarquía que acabamos de repasar?): solo tienes que añadir @ y verás un listado de personas, selecciona la que quieres que reciba una notificación y comenta lo que desees.

Descripción de tareas

Otra de las cosas que me saca de quicio cuando colaboro en organizaciones que no gestiono yo es que no se proporcione contexto con la tarea que te asignan: no hay nada más frustrante que ver en tu móvil (o en Slack o en Gmail, ya hablaremos de ello): “Menganita te asignó “fjshdf,jkhsdjkfhsjkdghjkh” sin tener ni puñetera idea de qué significa esa tarea, de dónde salió y qué se supone que debes hacer.

Hazte un favor. No crees tareas a lo loco. Si lo prefieres, crea un grupo de tareas que se llame “tareas sin asignar” o “tareas en la nevera” antes de asignárselas a nadie, asegúrate de que la tarea tiene todo lo necesario para que esa persona no te mencione con un “¿qué explicas en qué consiste esta tarea?”-

Campos personalizados

Otra de las cosas que más aprecio de Asana para marketing es la capacidad de categorizar las tareas. ¿Cuáles son prioritarias? ¿En qué estado están? ¿Necesito una reunión? ¿Están aprobadas?

¡Los campos personalizados pueden ayudarte!

Bandeja de entrada

Una de las cosas que más me gusta de Asana es que cuentas con una bandeja de entrada organizada. En ella verás notificaciones de menciones o tareas completadas en aquellos proyectos en los que colabores.

En esta imagen debajo de estas líneas puedes ver el aspecto de mi bandeja de entrada, donde encuentro todo lo pendiente desde la última vez que accedí (que dicho sea de paso, tiene algunos retrasos 😬).

Mis tareas

Puedes ver las tareas pendientes que tienes asignadas de diferentes maneras. A nuestro equipo le gusta organizarlas de una determinada manera, pero puedes buscar la mejor manera para organizarte. Puedes optar por la vista de calendario (muy práctica para organizarte la semana por ejemplo) o el listado para ver todas las tareas que debes abordar en los diferentes proyectos. ¡Lo que prefieras!

Panorama de los proyectos

Otra de las cosas que más aprecio de Asana para marketing es la posibilidad de tener a mano todo lo necesario para gestionar un proyecto: notas, accesos, presupuestos, correos, documentos, etc. No te olvides de adjuntar archivos para que todo fluya.

Puedes encontrarlas en la visión general del proyecto, donde tú y todos tus colaboradores tendrán el material para no poder decir eso de “no tengo los accesos para hacer la tarea”. ¡Se acabaron las excusas!

Buenas prácticas de Asana para marketing digital

La clave para tener éxito en un proyecto de marketing digital es que todo el mundo reme en la misma dirección. Los procesos estandarizados y una implementación planificada te permitirá ser más eficaz como equipo de marketing interno, o más rentable si eres una agencia. Sigue estos consejos y buenas prácticas para utilizar las funciones de Asana en tu beneficio.

Ponte de acuerdo en una nomenclatura

Cuando todas las tareas reciben el mismo formato, los miembros de tu equipo o tu cliente, pueden seguir el proyecto con facilidad, sin tener que dedicar tiempo a descifrar en qué consiste cada nueva tarea que creas.

Por ejemplo, en Social Media Pymes, nombramos así nuestras tareas en la gestión con los clientes:

Tarea principal: NOMBRE DEL CLIENTE | PROYECTO | MES / AÑO

Subtareas: NOMBRE DEL CLIENTE | PROYECTO | MES / AÑO | *EQUIPO INTERNO* SUBTAREA

Normas sobre plazos de entrega

Por desgracia, los clientes tienden a “achuchar” a las agencias para que les entreguen los trabajos lo antes posible. Sin embargo, es mejor definir plazos de entrega realistas antes de quedar mal con nadie.

Una buena idea es que tengas en mente (o por escrito) el tiempo necesario para tareas estándar: un calendario de redes, 1 semana, una estrategia de contenidos, 2 semanas, un keyword research, 10 días, etc.

De esta forma, cuando un cliente te pida una fecha de entrega, más o menos sabes cuánto tiempo llevará y no darás fechas que luego no puedas cumplir.

Utiliza los comentarios para acuerdos verbales o reuniones

Es más que típico llegar a una reunión de estatus, cambiar algo en un proyecto y no acordarse de por qué lo hiciste.

Mi labor en la gestión de los diferentes proyectos de la agencia es anotar en los comentarios de las tareas el por qué de los cambios que se han hecho o los acuerdos verbales a los que hemos llegado para que cuando la memoria falla, pueda recurrir a mis notas.

En esta sección de comentarios puedes pegar correos o anotar conversaciones de reuniones relacionadas con el proyecto para que tú mismo o tus colaboradores puedan tener contexto sobre los cambios en fechas, prioridades, dependencias, etc.

Utiliza las dependencias para saber quién es el stopper

En la gestión de proyectos con Asana hay una cosa maravillosa llamada “dependencias”. Por ejemplo, si una landing page debe ser aprobada, no se puede mandar a programar, o si no recibo los textos de un ebook, no puedo maquetarlo.

Gracias a las dependencias puedes visualizar de un golpe quién está haciendo de stopper en tu plan de marketing. ¿Es siempre la misma persona? Deberías plantearte analizar qué está pasando y cómo solucionarlo.

Cómo NO usar Asana en un proyecto de marketing

Si tienes el control de los proyectos en Asana (eres una agencia y trabajas con clientes, pero eres tú quien gestiona el proyecto), sigue las recomendaciones que te he comentado en la sección anterior.

Ahora, si no controlas tú el proyecto de lanzar campañas, sino que participas en él (como cuando eres una agencia de marketing y el proyecto está en manos del cliente), te animo a detectar posibles errores que pueden convertir Asana en una tortura y dar al traste con todo su potencial.

No tener claro qué es una tarea, qué es una subtarea y cómo organizar un proyecto

Como he comentado a lo largo de esta entrada, es importante tener claro cómo debes organizar los proyectos si quieres ejecutar campañas de marketing eficaces. Crear tareas que en realidad no lo son (como tener una reunión), solo hará que te abrume la enorme cantidad de tareas y que te desanimes nada más abrir Asana.

Cómo solucionarlo: usa una plantilla

Asana cuenta con plantillas propias para casi todo lo que se te ocurra. Además, dentro de los proyectos de marketing digital encontrarás varios tipos: procesos creativos, contenidos, gestión de anuncios, campaña de marketing, redes sociales y un largo etcétera en el que seguro que encuentras lo que necesitas.

Asana para marketing: usar los comentarios para presionar a los colaboradores

Siempre he pensado que un buen líder ofrece a sus colaboradores (no me gusta llamarles empleados) espacio para que entiendan lo que espera de ellos. Los que trabajan en Social Media Pymes, saben que soy muy cumplidora de las fechas, pero no una tirana (eso espero).

Por eso, cuando le pido a una colaborador una fecha de entrega espero a que esta se venza antes de reclamar o comentar. Si se definió una fecha, respétala y dale espacio a la gente para que te sorprenda.

Cómo solucionarlo: define fechas de entrega realistas y flexibles

Para evitar presionar o que te presionen, deja claras las expectativas tanto a tus colaboradores como a quien debas rendir cuentas (si eres una agencia y estás utilizando Asana para colaborar).

Habla con la gente y explícales que si se comprometen a una fecha deben cumplirla y que los plazos ayudan a que el proyecto avance.

No actualizar las tareas

Asana, como le resto de las aplicaciones que utilizamos en marketing es una HERRAMIENTA. Lo pongo en mayúsculas porque las herramientas son como el dinero o las armas: no son intrínsecamente buenos ni malos, dependerá del uso que le demos.

Asana deja de ser útil cuando dejas de utilizarla o cuando abusas de ella. Si no actualizas las tareas, no podrás seguir su marcha y solo recibirás frustración a cambio.

Cómo solucionarlo: dedica un tiempo fijo cada día

Asana debe ser como el correo o Slack, si lo abres cada mañana y le dedicas unos momentos, podrás planificar tu día y mantener a tu equipo cohesionado. Dicho esto, aprovecho para comentarte que, si utilizas Asana para comunicarte, no dupliques esta comunicación en forma de correo o de mensaje de Slack.

No responder a las menciones

Esa es otra: mencionas a alguien y no se vuelve a saber nada más. Si el mencionado es depende de ti, solo debes insistir, pero si es una persona que debe aprobar tareas o un cliente, tienes un problema.

Cómo solucionarlo: menciona solo cuando sea necesario

Mi teoría es que cuando abusas de un canal de comunicación el cerebro termina ignorándolo. Es como cuando tienes una madre que siempre te echa broncas por todo. Al final, una bronca más es solo una bronca más. Sin embargo, si tu madre solo te sienta cuando hay algo realmente importante, el día que te sienta y te dice “tenemos que hablar”, tragas saliva.

Haz lo mismo con las menciones, menciona solo cuando sea estrictamente necesario para que no pasen de ti, simplemente.

Confundir menciones con mensajes y comentarios en Asana para marketing

Vamos a terminar definiendo algunas de las formas de comunicación disponibles en Asana para marketing:

Menciones

Como sabes, una mención en Asana es un mensaje directo a una persona: puedes hacerlo con @ y a continuación teclear el nombre de la persona.

Mensajes

Encontrarás los mensajes en la parte superior y debes asociarlos, lógicamente, a un proyecto en concreto. Aquí tienes un mensaje de uno de los proyectos de Social Media Pymes.

Comentarios

Los comentarios se realizan en las tareas y pueden contener lo que tú quieras:

• Notas de reuniones.
• Ideas.
• Problemas.
• Todo lo que se te ocurra.

Cómo solucionarlo: Asana para marketing define flujos y canales de comunicación

Ahora que tienes claro qué es cada cosa, solo tienes que usar cada canal para lo que es y no mezclar churras con merinas. Sé que hay que ser disciplinado, pero los proyecto de marketing son complejos y ya sabes que internet no espera, ni a ti, ni a nadie.

Hasta aquí el artículo de marketing digital con Asana, ahora, es tu turno: ¿cómo utilizas Asana en tu departamento de marketing o agencia? ¿Hay alguna mala costumbre que te saca de quicio o una buena práctica que quieres compartir con los lectores de Social Media Pymes? Te espero en los comentarios para saber qué te pasa por la cabeza. ¡No dejes de comentar!