Recibo muchos correos de profesionales que quieren establecer sinergias y conseguir colaboraciones. No todos son buenos, pero sí he recibido buenas lecciones de cómo redactar correos para relaciones públicas que convencen.

Los profesionales de RRPP tienen un trabajo duro, lo reconozco. Deben contactar con cientos de bloggers y profesionales para conseguir algo que merezca la pena. Por eso, necesitan una ayudita para que cada correo que envíen parezca, de verdad, pensado y redactado para el que se encuentra al otro lado del ordenador.

Cómo redactar correos para relaciones públicas, consigue que abran tus correos

«Hola Susana, me encanta tu blog, y creo que sería genial que pudiéramos colaborar juntos«

¿En serio, de verdad no sabes cómo me llamo?

«Acabamos de lanzar una nueva app que encajaría a la perfección con tu audiencia«.

Suena interesante, pero veo que se ha enviado a una de base de datos de 150 personas, lo que me da la impresión de que no ha investigado mucho cuál es verdaderamente mi audiencia.

Si eres profesional de este sector y quieres que lean tus correos, sigue estos cinco consejos sobre cómo redactar correos para relaciones públicas que lograrán que quien recibe el correo, se enamore de ti.

1/ Investiga a quién te diriges

Es importante que seas consciente de con quién estás tratando. ¿Está relacionada tu propuesta con la persona a la que te diriges?

Sé que requiere tiempo y esfuerzo identificar si el blog tiene suficiente autoridad en términos de linkbuilding, pero, me temo que no queda otra.

El trabajo de revisar y valorar si la persona/blogger/medio/periodista al que te diriges será más sencillo si estableces un procedimiento estándar como este:

Autoridad de dominio. Para campañas de linkbuilding, el mínimo deseable es a partir de 30.

Tema. Si tu empresa pertenece al sector de marketing digital y quieres alcanzar a personas de tu sector, es lógico que quieras dirigirte a medios y bloggers de este sector. Pero también puedes ir algo más allá y buscar temas tangenciales como la gestión empresarial, las Pymes, los medios de tecnología y todos aquellos que indirectamente puedan estar relacionados con el marketing digital.

Para ello, no te olvides de diseñar un buen perfil de buyer persona.

Calidad. Hay medios y blogs con grandes indicadores que podrían hacerlos interesantes desde el punto de vista de relaciones públicas, pero pueden no tener la calidad que tu audiencia quiere. Piensa en el nivel de madurez de tu público objetivo y si el medio o blog va a encajar.

Toma notas. Apunta todo aquello que te llame la atención de esta investigación. Podrás utilizarlo en el correo y añadirá una nota personal al copy final del correo que envíes.

2/ Evita los correos que gritan «copypaste»

Cualquiera puede oler a la legua los correos masivos de copiar y pegar. Son impersonales, genéricos, y, normalmente, no destacan por su brillante redacción.

Sé que escribir un correo personalizado supone una inversión que probablemente no tengas, pero, al menos, considera esta estructura para que el tiempo invertido sea mínimo.

Preséntate. Aunque escribas en nombre de una empresa, preséntate con tu nombre y apellidos. A la gente no le gusta hablar con máquinas, sino con personas.

Consejo extra: si puedes, utiliza siempre una foto en la firma para que el destinatario pueda ponerte cara. Apela al efecto «cotilleo» y te recordarán.

Deja claro tus intenciones. No hay nada más desesperante que recibir un correo que no se sabe de qué va. ¿Me quieres vender algo? ¿Quieres que colaboremos? ¿Contratar alguno de mis servicios de redacción? Deja claro desde el inicio cuál es tu intención.

Utiliza un tono cercano. Los correos de relaciones públicas pueden ser desesperadamente formales, lo que hace que se vuelvan impersonales. Trata a la gente de forma cercana, como si hablaras de tú a tú con una persona a la que te presentas en un evento.

Colaboraciones en otros blogs, cómo plantearlas

3/ Resalta el valor que estás proporcionando a la publicación objetivo

Para que los destinatarios te presten atención, debes ofrecer valor. Y ese valor debe estar claro desde el principio del correo electrónico.

Responde rápidamente a las siguientes preguntas:

• ¿Por qué la audiencia del medio o del blogger estará interesada en lo que el profesional de relaciones públicas ofrece?

• ¿Por qué lo que ofreces ayudará al medio/blogger a conseguir más tráfico o visibilidad?

Si el que recibe el correo se queda con preguntas, no conseguirás atraer una respuesta. Lo último que quieres es darle más trabajo a quien recibe el correo, ¿verdad?

4/ No utilices las mismas plantillas que otros profesionales de relaciones públicas

Sabes que en Social Media Pymes publico plantillas para facilitar tu trabajo como profesional de marketing digital.

Hoy, no voy a darte ninguna plantilla, precisamente porque terminan circulando de manera escandalosa.

Para que te hagas una idea, la plantilla de nota de prensa gratuita que regalo, ya tiene más de 6.000 descargas.

Así que, me temo que no queda otra que sentarse y hacer tu propia plantilla, que deberás personalizar para que ¡por favor! no parezca una plantilla.

5/ Sé más creativo y asegúrate de destacar por encima de los demás

Recibo prácticamente todas las semanas un contacto de personas interesadas en colaborar u ofrecerme sus servicios. Eso supone 4 correos al mes, unos 50 al año.

No son muchos y aún así, algunos los descarto rápidamente. Imagina los que recibirán los responsables de contenidos de medios importantes, aunque sean sectoriales.

Por eso, tu correo debe destacar o lo descartarán.

Una de las mejores colaboraciones que he tenido desde hace tiempo fue la que realicé con ONiAd. La persona que me contactó, Sandra Parrilla, se tomó el tiempo de llamarme por teléfono. Me pareció un detalle tan importante, que, a pesar de que no suelo aceptar colaboraciones de autores invitados, acepté.

Si no tienes tiempo de llamar uno a uno a los medios o bloggers con los que deseas colaborar, al menos, esfuérzate en la redacción para que el que recibe el correo sienta que está escrito para él.

5/ Vé al grano, clara y rápidamente

No te eternices, escribir un correo de 500 palabras solo conseguirá que el receptor no lo lea. Cuanto menos tenga que pensar, mayores serán las posibilidades de que recibas una respuesta positiva.

Sé honesto, transparente y claro. Si tu oferta es atractiva y todos ganan, el receptor aceptará.

Y aprovechando que estamos hablando de ser claros y transparentes, este es un correo que recibí hace poco.

Aprende cómo redactar correos para relaciones públicas

Parece mentira que todavía haya quien piense que «es muy importante para nosotros» puede abrir alguna puerta. Si vas a pedir un enlace, hazme una propuesta y lo hablamos.

Conclusión

Cómo redactar correos para relaciones públicas es un arte que algunos dominan y otros no. Si quieres ser de los primeros, busca la personalización y sé claro con lo que ofreces. El famoso win-win, nunca ha sido tan importante como en este caso.

Carmen Díaz es Content Marketing Manager para Pymes, o lo que es lo mismo, trabaja creando contenidos para pequeñas y medianas empresas que quieran generar más ventas y llegar a unos clientes que cada vez se interesan más por la información y menos por la publicidad invasiva.

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