Las notas de prensa siguen siendo un recurso muy utilizado en los departamentos de marketing de las empresas. Permiten hacer llegar a los medios las noticias y novedades corporativas y saber redactarlas es casi obligatorio para cualquier especialista en contenidos. En el artículo de hoy quiero hablarte de su importancia, cómo se redactan, además de ofrecerte un ejemplo de nota de prensa gratuito y algunos ejemplos para que te inspires.

Como este es un artículo muy extenso, quiero adelantarte los contenidos que vas a encontrar. Estos son los temas que trataré en este artículo, puedes acceder a cada uno de ellos pinchando sobre el enlace.

>>> ¿Qué es una nota de prensa y por qué debería enviarla a los medios?

>>> ¿Cuándo enviarla?

>>> ¿Qué debería incluir una nota de prensa?

>>> ¿Dónde puedo encontrar un ejemplo de nota?

>>> El mejor formato para una nota de prensa

>>> Tips para redactar notas de prensa en relaciones públicas

>>> Cómo escribir una nota de prensa

>>> Consejos sobre distribución

>>> ¿Dónde debo enviar mi nota de prensa?

>>> Ejemplos de notas de prensa de grandes empresas

¿Qué es una nota de prensa y por qué debería enviarlas a los medios?

Una nota de prensa es un documento breve que permite dar a conocer las últimas noticias relacionadas de tu empresa o proyecto. Por lo general, los medios de comunicación de masas están divididos en departamentos a los que se pueden enviar estos comunicados con la esperanza de que los periodistas redacten artículos sobre ellas.

No solo se dirigen a los periodistas, también puede colgarse en la propia web de la empresa o difundirse a través de las redes sociales para lanzamientos de productos.

Como veremos a lo largo de esta entrada, las notas de prensa suelen tener la estructura típica de la información periodística, también llamada pirámide invertida: lo más importante se coloca lo primero para después profundizar.

Por qué mi empresa debería enviar notas de prensa

Hay muchos motivos por los que enviar este tipo de notas a los medios.

El más obvio es para conseguir difundir las novedades de tu empresa o proyecto y ganar espacio en los medios, pero también se utilizan para otros propósitos:

• Construir una reputación de marca. Si, por ejemplo, decides actualizar alguna de las políticas empresariales como respuesta a una demanda social, es bueno darlo a conocer, permite llegar al público de una forma masiva, lo que te ayudará con tu reputación.

• Para atajar o mediar una crisis. Como verás en este mismo artículo, las crisis se pueden saldar con notas de prensa que recojan la información oficial o la respuesta de las empresas a una crisis en curso.

• Para conseguir backlinks. Aunque sea temporalmente, ya que muchos medios sacan luego estas noticias de las partes más relevantes de sus sitios, si consigues que se publique una nota de prensa con un enlace que apunte a tu web, conseguirás un backlink de gran calidad que te traerá mucho tráfico.

Puedes crearlas en papel, evidentemente, pero los nuevos formatos de contenidos como el vídeo también son de gran utilidad.

Este ejemplo de nota de prensa de BBVA te abrirá los ojos a nuevas posibilidades, ¡se acabó el papel!

¿Cuándo enviar una nota de prensa?

No te voy a engañar, la inmensa mayoría de las notas de prensa terminan en la basura, es una estrategia de comunicación compleja.

Algunas por ser totalmente irrelevantes y otras porque pasan desapercibidas a los ojos de los periodistas debido a su falta de interés periodístico.

Por eso es clave saber cuándo enviarlas y cómo redactarlas.

Empecemos por lo primero, ¿cuándo enviar una nota de prensa a los medios?

• Lanzamiento de nuevos productos. Apple sabe que tiene un sitio asegurado en los medios con el lanzamiento de cada uno de sus nuevos productos, pero puede que a tu empresa le cueste un poco más. Procura que la nota de prensa asociada al lanzamiento de ese nuevo producto esté precedida del máximo ruido posible en redes sociales, así como apuntalado desde la estrategia de contenidos de la empresa.

• Eventos. Los patrocinios de eventos son algo recurrente como estrategia de relaciones públicas, eso no es ninguna novedad. Por eso, ofrece al equipo de eventos la cobertura que necesitan para que sea un éxito a través del envío de comunicados de prensa.

• Alianzas. Los cambios importantes en la organización o accionariado de la empresa siempre son una buena ocasión para comunicarse con los medios.

• Premios. El reconocimiento de la industria a tu trabajo te ayudará a ganar en reputación para tu marca. ¡Tienes que conseguir aparecer en los medios!

• Investigación. Si tu empresa puede permitirse algún tipo de investigación relacionada con tu sector, los medios estarán deseando compartirla.

• Crisis de reputación. Cuando tu empresa se ve involucrada en una crisis, lo mejor que puedes hacer es comunicar tu postura. Las notas de prensa tendrán gran visibilidad en los medios si la crisis es lo suficientemente importante.

En el ejemplo de nota de prensa que puede ver debajo de estas líneas (algo difuso porque no lo crea directamente el Ayuntamiento de Madrid, sino un medio con la información proporcionada por el consistorio) queda claro que utilizar información relevante para la audiencia es la clave del éxito.

¿Qué debería incluir una nota de prensa?

La estructura de una nota de prensa es muy sencilla:

• Título. Debe incluir lo más interesante de la historia, porque si no atrae la atención del destinatario, ni siquiera la leerá.

• Datos de contacto de la empresa. Las notas de prensa son el anzuelo para que los periodistas se pongan en contacto contigo y te llamen para ampliar la información. Por eso es importante que quede clara la forma de contacto.

• Ubicación. Los medios de comunicación organizan sus secciones por localidades. Si incluyes el país, región y localidad donde está ubicada tu empresa, facilitarás que llegue al destino adecuado. ¡Tienes que ponérselo fácil!

• Cuerpo de la nota de prensa. Como he comentado con anterioridad, utiliza la pirámide inversa de la información, de mayor a menor importancia. Primer la chicha y luego los detalles.

• Información sobre la empresa. Por último, algunos datos sobre tu organización. ¿A qué te dedicas? No todos somos la Coca-Cola.

¿Dónde puedo encontrar un ejemplo de nota de prensa gratis?

Es muy sencillo, en este mismo blog.

Aunque a lo largo de esta entrada te explicaré la mejor manera de crear tu propia nota de prensa, puedes descargarte un modelo listo para utilizar, desde el botón que encontrarás debajo de estas líneas totalmente gratis.

También puedes encontrar numerosos ejemplos de notas de prensa en internet para promocionar un producto o servicio, de empresas grandes y pequeñas que te pueden servir de modelo para inspirarte.

El mejor formato para una nota de prensa

Todas las notas de prensa se parecen mucho y tienen un formato muy reconocible.

De hecho, si buscas en internet “ejemplo de nota de prensa” y buscas entre las imágenes que te ofrece Google, verás que son todas muy similares.

En esta imagen te señalo la forma típica de una nota de prensa.

Tips para redactar notas de prensa en relaciones públicas

 La notas de prensa son trabajo de los profesionales de relaciones públicas. Ellos son los encargados de que los medios publiquen lo que les envían, por eso suelen estar bien relacionados con periodistas y otros profesionales de RP.

Estos son algunos de los tips que te pueden ayudar a redactar tu primera nota de prensa.

1/ Piensa como un periodista

Tu objetivo es llamar su atención, así que lo mejor que puedes hacer es poner tu cabeza en “modo periodista”.

• Haz que la información sea fácil de encontrar. No aburras a tu objetivo con detalles que no le interesan. Sé directo y claro.

• Haz que tu nota de prensa sea lo más corta posible, sin florituras ni rollos. No es una novela, y mucho menos un texto comercial. Céntrate en los datos y en la información relevante.

• No exageres. Como acabo de decir, las notas de prensa no son textos publicitarios ni deben impactar a nadie. Solo deben informar de un hecho o un evento. Los periodistas se precian de ser imparciales y les gustan los datos y los hechos. Por eso procura siempre no exagerar tu anuncio, producto o evento.

2/ Asegúrate de que tu historia tiene valor para el destinatario

Ultimamente recibo muchas notas de presa sobre todo tipo de temas, desde eventos solidarios a anuncios de nuevos productos.

Después de mucho investigar he descubierto que “alguien” me incluyó en un listado de periodistas que vendía a empresas de todo tipo.

Independientemente de la falta de ética y legalidad de esta práctica, me llama la atención la pérdida de dinero de las empresas que han contacto conmigo enviando notas de prensa para su publicación en Social Media Pymes.

¿Qué tengo yo que ver un medio de comunicación? ¿Alguien se molestó en saber de qué va este blog y pensar si sería de interés para mi audiencia?

Asegúrate de que CADA NOTA DE PRENSA que envías se dirige al medio/periodista adecuado.

3/ Utiliza la pirámide de la información invertida

Como he comentado, empieza por lo más importante y después céntrate en los detalles.

Si no te aclaras, sigue este esquema.

4/ Incluye citas útiles

Los periodistas son personas ocupadas. Por eso es interesante que incluyas citas que puedan utilizar para redactar los artículos sobre la nota de prensa que les has enviado.

Cuanto menos les hagas trabajar, mejor para ti. La próxima vez, te tendrán más en cuenta, especialmente si eres una empresa poco conocida.

Este ejemplo de nota de prensa lo ha hecho muy bien y ha destacado varias citas antes del cuerpo de texto para facilitar el trabajo de los periodistas.

5/ Elimina el rollo

Por lo que más quieras, no te enrolles como una persiana. Incluye únicamente la información justa, como máximo un par de hojas, si puede ser una sola, mejor.

6/ Sigue el estilo de los periodistas

Los periodistas escriben de una forma muy particular y reconocen su estilo, por lo que es conveniente que utilices su jerga y su forma de redactar.

Si puedes seguir las recomendaciones de las distintas asociaciones de prensa de tu región, tendrás más información de cómo escriben y lograrás atraer su atención.

Cómo escribir una nota de prensa

Ahora que conoces bastantes aspectos importantes sobre las notas de prensa, vamos a iniciarnos en el apasionante mundo de la escritura de estas pequeñas piezas de contenidos.

1/ Encuentra el ángulo adecuado

Los medios están hipersaturados de este tipo de documentos, la mayoría de ellos poco interesantes.

Para conseguir que tu nota no pase desapercibida, debes buscar el ángulo adecuado, como veremos en el ejemplo al final de esta entrada.

Como sin duda sabes, toda buena noticia tiene un punto de partida desde el que puedes arrancar la historia que estás contando.

En las escuelas de periodismo se enseñan cuatro ángulos básicos:

• Impacto local. ¿Cómo impacta la historia que quieres contar en la comunidad local?
• Conflicto. ¿Ofrece tu nota de prensa la otra cara de un conflicto existente?
• Progreso. ¿Tu nota de prensa destaca el progreso hacia la resolución de un problema o conflicto?
• Drama. ¿Tiene tu nota de prensa una historia que evoque el lado emocional de los lectores?

No olvides siempre qué cinco interrogantes fundamentales tiene toda buena historia:

• ¿Quién es el protagonista?
• ¿Qué está pasando?
• ¿Dónde?
• ¿Cuándo?
• ¿Por qué es importante para los lectores?

2/ Escribe el titular de la nota de prensa

No hace falta que te diga que el titular debe llamar la atención de tu audiencia, sea esta un reportero, un editor, un posible partner o la audiencia en general.

3/ Escribe tu encabezado

El encabezado es lo que va justo detrás del pequeño resumen con viñetas y debes cuidarlo como cuando redactas el titular de un post.

Este encabezado, que a veces es un pequeño resumen, incluye:

• Un gancho adecuado. Hará que su audiencia se interese por lo que tienes que decir.

• Las 5 preguntas que hemos visto anteriormente. Es una práctica de la vieja escuela, pero sigue siendo eficaz porque resume todo lo importante de una noticia o historia.

• La razón por la que tu nota de prensa debería interesar al periodista o editor que la recibe. Como he comentado ya varias veces en este artículo, los periodistas reciben cada día muchas notas de prensa. Redacta este encabezado como si de él dependiera tu vida.

4/ Redacta los párrafos necesarios con los detalles que completen la historia

Los siguientes párrafos deben completar la historia con los detalles que la enriquezcan. Sin florituras, sin adornos, solo información que complete lo que estás contando.

La extensión ideal de una nota de prensa es de una página, no mucho más o el destinatario no se la leerá.

5/ Añade citas

Como he comentado, las citas son muy valiosas para los redactores de los medios.

Les ayudan a poder elaborar un artículo de forma más rápida y citando literalmente a la fuente que provee la información.

6/ Información de contacto

Si la nota de prensa llama la atención del periodista, puede que quiera elaborar un artículo. Querrá más información o material añadido. Para ello, debes proporcionar la información de contacto necesaria.

• Persona de contacto. Un nombre y un cargo es de gran utilidad cuando el periodista quiere más información.
• Dirección de correo electrónico. No siempre quieren llamar, por lo que proporciona una dirección en la que te puedan localizar.
• Número de teléfono. Si no quieren escribir o la nota es muy urgente, probablemente quieran hablar contigo directamente. Proporciona un teléfono de contacto donde se te pueda localizar facilmente (no una centralita).

7/ Incluye la información de la empresa

Es muy frecuente incluir al final de la nota de prensa un resumen con los datos más destacados de tu empresa. Aunque seas una organización muy conocida, este pequeño resumen ayudará al periodista en la publicación del artículo (si se da el caso).

El resumen de la empresa debe incluir:

• Nombre de la organización.
• Su misión.
• Los datos de su creación.
• El tamaño o el número de empleados con los que cuenta.
• Datos adicionales sobre la misión de la empresa.

Consejos sobre distribución

¡Ya tienes tu nota de prensa redactada! Has puesto todo tu esfuerzo y el trabajo está terminado.

Es hora de pensar en la distribución, que también tiene su estrategia, no creas.

Lo mejor es enviar las notas de prensa a principios de semana. Como sin duda sabes, el lunes todo el mundo tiene montañas de trabajo atrasado y correos que leer, por lo que es mejor que apuntes al martes.

Para conseguir el efecto deseado, no envíes la nota de prensa a cualquiera. Y, por supuesto, no te fíes de los bancos de periodistas o listados. ¡Yo estoy en ellos y no sé ni por qué!

En su lugar, elabora un listado personalizado de periodistas. Incluso, puedes enviar tu nota de prensa a un solo medio, ya sabes que los editores adoran tener exclusivas.

Si vas a decantarte por una plataforma que ponga en contacto medios con empresas para la difusión de notas de prensa, asegúrate de que los contactos son de calidad.

Por ejemplo, la empresa Cision, que no tiene presencia en nuestro país, lamentablemente, sí es una plataforma de la que me fiaría.

Si no tienes el presupuesto para contratar a una empresa como Cision, considera crear tu propia base de datos. Recuerda que no puedes tomar los datos de internet como te dé la gana. El nuevo reglamento de datos europeo es muy estricto en este sentido y la multa puede ser millonaria.

En lugar de poner tu reputación en juego, contacta con el profesional directamente y pide permiso para incluirlo en una base de datos de periodistas. Lo más probable es que no tenga problemas, pero así podrás acreditar que tienes el consentimiento para incluir sus datos en tus archivos.

¿Dónde debo enviar mi nota de prensa?

Si no quieres decantarte por ninguna de las dos opciones que acabo de contarte, siempre puede tomar la delantera con algunos métodos alternativos como los siguientes:

• Publicaciones especializadas de la industria.
• Periódicos locales.
• Portales de noticias de tu sector (en marketing, por ejemplo, tenemos dos grandes portales, Puro Marketing y Marketing Directo) .
• Bloggers.
• Socios de tu industria con los que colaboras.

Como último consejo, comienza a construir relaciones de confianza con los periodistas poco a poco. Una vez localizados, puedes seguirles en redes sociales e ir acercando posiciones hasta que puedas empezar a enviar notas de prensa.

Ejemplos de notas de prensa de grandes empresas

No quiero terminar este artículo sin mostrarte algunos ejemplos de empresas de gran tamaño para que puedas inspirarte en su trabajo.

Adidas, crisis de reputación

Como sin duda sabrás, la presentación de la nueva camiseta de la selección levantó algunas cejas y finalmente, Adidas envió una aclaración sobre el diseño que dejó a algunos tranquilos y a otros no muy convencidos.

Te la enseño porque me parece un buen ejemplo de cómo debería ser una nota de prensa cuando hay una crisis de reputación o un amago de ella: corta, tajante y con el mensaje que la empresa quiere transmitir.

Apple, me lo puedo permitir

El segundo ejemplo de nota de prensa sobre el que quiero llamar tu atención está firmado por Apple. Gracias a su gran potencia, Apple puede permitirse tener su propia sala de prensa, convenientemente incluida dentro de su web, para atraer tráfico, backlinks y menciones en redes sociales.

La nota de prensa que puedes ver debajo de estas líneas es solo un adelanto de su versión completa, que puedes consultar en este enlace.

Está impecablemente redactada, además de contar con mucho material audiovisual que los periodistas pueden utilizar en caso de decidirse a crear sus propios artículos.

¿Me cuentas cómo te las agencias para redactar tus notas de prensa y qué resultados consigues? Te espero, como siempre, en los comentarios.