Me pregunto como he podido vivir tanto tiempo sin la herramienta que te traigo hoy. Asana ha transformado la gestión de mis proyectos, me ha ahorrado toneladas de horas de trabajo y ha servido para mejorar mi productividad. Hoy te cuento 3 formas de planificar contenido con Asana.

A pesar de haber oído hablar de esta herramienta de gestión de proyectos, conocía poco o nada de Asana. Es más, los primeros días me sentí bastante perdida. Ahora, unos meses después, una vez que me he liado la manta a la cabeza, no puedo vivir sin ella.

En este artículo te quiero contar cómo planifico y gestiono mis proyectos de contenidos con la confianza de que Asana sea también tu herramienta favorita de 2019.

Conceptos básicos de Asana

Antes de comenzar, y para que tu curva de aprendizaje sea mínima, aquí tienes algunos conceptos básico que necesitarás nada más acceder a la plataforma.

Proyecto: Asana te permite crear proyectos a través de la plataforma. Son grupos generales que contienen tareas y subtareas. Por ejemplo “Contenidos Social Media Pymes” o en caso de que utilices Asana para gestionar campañas de marketing “Relaciones Públicas” o “Navidades 2019“.

Tareas: Asana describe las tareas “como la unidad básica de acción en Asana“. Cada proyecto está desglosado en tantas tareas como necesites, que se presenta de diferentes formas, como te explicaré con más detalle.

Subtareas: las grandes tareas se pueden dividir en otras más pequeñas. Asana las describe como: “tareas independientes con todos los mismos campos que una tarea principal, pero incrustadas dentro de ella“.

Listas: las listas sirven para visualizar todas tus tareas y se pueden ordenar de forma manual o según determinados criterios que te ofrece la plataforma, como la prioridad, la fecha de finalización o el responsable. Normalmente, yo prefiero ordenarlas por orden de entrega o según las prioridades del cliente con el que esté trabajando.

Tableros: son muy similares a los que puedes encontrar en otras aplicaciones como Slack o Pinterest. La ventaja de Asana es que puedes crear proyectos con forma de tableros o en forma de lista, como prefieras. Personalmente, me gustan más las listas. 🙂

Algunos trucos valiosos para planificar contenido con Asana

Una de las cosas que más me gusta de Asana es que tengo a mano todo lo que necesito cuando estoy generando contenidos web. Es decir, seguro que como tú, necesitas imágenes, plantillas de fotos, tus colores corporativos, cadenas de código y un largo etcétera de cosas a las que siempre tengo acceso rápido.

Como puedes ver en la imagen, no necesito ni siquiera tenerlo todo en local, puedo subirlo todo a Asana y trabajar de forma remota sin necesidad de estar permanentemente en mi puesto de trabajo.

Es más, cuando gestiono otros proyectos de contenidos con clientes, estas dos categorías que puedes ver en la imagen “Material importante” y “Fuentes y enlaces” son dos de las tareas que siempre suelo crear por defecto.

Independientemente de si gestiono sola el proyecto o hay detrás un equipo de varias personas, todos tienen el material clave a mano y eso ahorra mucho tiempo a todos.

¿Cómo comparto tareas de diferentes proyectos si los utilizo para más de uno?

Gracias a las etiquetas. Con ellas, se facilita mucho la organización del trabajo.

Imagina que, por ejemplo, lanzas un nuevo material gratuito para los nuevos suscriptores de tu blog. Creas un proyecto que contiene a su vez tareas como crear el ebook, redactar un artículo en el blog, diseñar un correo para que los usuarios lo reciban, etc.

Todas estas tareas tendrán material en común entre ellas, como imágenes o titulares y por qué no, con otros proyectos de tu negocio, ya que probablemente, tengas agrupadas todas las imágenes juntas. Puedes añadir tantas etiquetas como quieras a cada tarea, de forma que al seleccionarla, verás a qué proyecto pertenecen y a qué tareas se han añadido.

Planificando los contenidos del blog con Asana

Antes de descubrir Asana, trabajaba con una combinación de Google Calendar, carpetas en Drive, Evernote y las muchas herramientas de diseño con las que trabajo a diario.

Ahora, puedo tener todo en un mismo sitio, el contenido, las fechas de entrega, las ideas, el material, todo.

Para que lo veas en acción, he grabado este pequeño vídeo.

El proceso es muy sencillo. Creo un proyecto con todas las ideas que se me ocurren que pueden ser interesantes para mis lectores.

Estas ideas no tienen por qué materializarse en artículos, ojo.

Cuando decido que voy a crear un artículo con esta idea, le añado una fecha de entrega, que, como puedes ver en el vídeo, añade la tarea al calendario, creando en décimas de segundo el calendario editorial del blog.

Estas ideas están organizadas según las categorías de mi blog, lo que me permite ver rápidamente, cuáles están descompensadas.

Dentro de cada tarea puedes añadir a su vez subtareas, que en el caso de los artículos del blog son casi siempre las mismas: redacción, preparar imágenes, maquetación, programación y preparación del plan de promoción del contenido en cuestión.

A medida que vas completando cada una de estas subtareas, la puedes marcar como completada, lo que te permite tener controladas las tareas más grandes, en este caso, la redacción de un artículo.

También, como puedes ver en el vídeo, se pueden agregar archivos, enlaces y comentarios a las tareas, de forma que tienes todo centralizado y no esparcido entre múltiples aplicaciones.

Cómo planificar contenido con Asana en proyectos para Pymes

Como te he comentado, utilizo Asana para planificar el calendario editorial de mi propio blog, pero también para gestionar proyectos más grandes donde participan más personas.

Una de las cosas que más me gusta de esta aplicación es que puedes crear diferentes equipos y dar acceso a diferentes tareas. Esto me ayuda a que tanto mis clientes como yo utilicemos la misma cuenta, pero cada uno tenga acceso a sus proyectos y tareas, sin necesidad de que todos lo vean todo.

En el caso de la imagen que puedes ver sobre estas líneas, hay proyectos privados y proyectos a los que tienen acceso diferentes miembros del equipo. Hay otras formas de organizarlo, pero esta es la que me funciona a mí.

También puedes crear diferentes equipos para diferentes clientes, por ejemplo. Cada equipo tendrá a su vez proyectos (calendario editorial, campañas de marketing, newsletters, assets, etc).

Es una forma práctica y sencilla de que todo esté organizado y listo para trabajar en un solo lugar. ¡Y funciona realmente bien!

Hasta aquí mi breve recorrido por una de las herramientas que más me han ayudado en los últimos meses. Planificar contenido con Asana es realmente sencillo, y en su versión gratuita, bastante potente.