Cómo hacer un informe de progreso, ¡glups! Si has vivido proyectos de gran envergadura, habrás temido en momento en el que tu superior te solicita información de su evolución. Dependiendo de tu experiencia con la redacción de este tipo de documento y tus habilidades de diseño, habrás sufrido algo de ansiedad, confusión, terror, pánico escénico o ¡todo a la vez! 🙂
No te preocupes, estoy aquí para ayudarte.
Un informe de situación no es solo dar información de cómo va la cosa, además habla de tu capacidad para manejar la situación y de tus habilidades comunicativas, por eso tiene más importancia de la que parece.
Pero empecemos por el principio.
Qué es un informe de progreso
Un informe de progreso es exactamente lo que parece: un documento que explica detalladamente lo que has hecho desde la última vez que informaste a tu jefe o a tu superior.
Incluye diferentes cosas según el área y el tipo de proyecto del que estamos hablando. No será lo mismo si estás en un proyecto de marketing, en la implementación de un software o en un proyecto de ingeniería espacial.
Lo normal es que lo escribas para tu supervisor o jefe, pero también sirve para informar a tus colaboradores o para presentarlo a un cliente.
¿A que ya vas viendo la importancia de hacerlo de forma atractiva y bien redactada?
Cada cuánto presentar un informe de progreso
Como he comentado, dependiendo del proyecto y del sector en el que estés, la frecuencia del informe será variable.
Si es para un cliente, lo normal es que sea cada mes o cada vez que se cumple uno de los hitos del proyecto.
Si es para tu jefe o para tus colaboradores, lo normal es que lo presentes cada vez que se cumpla un cuarto del proyecto.
Por qué es importante presentar un informe de progreso
Los informes, como las presentaciones, son sustitutos perfectos de los somníferos. Especialmente cuando se hacen mal.
Y es probable que pienses que este tipo de informes no valen para nada, cuando en realidad son bastante útiles.
Consigues coordinar a todos los involucrados en un proyecto
Para empezar, los informes de progreso consiguen poner a todo el mundo al día del estado del proyecto. Algo especialmente útil si estás inmerso en un proyecto largo, de, pongamos, años de duración.
Si es para un cliente, incluso si tu cliente no se entera de todo lo que incluye el informe, te ayuda a justificar tus avances. Generas confianza y pueden ver resultados mes a mes.
Ayuda a que todo el mundo se ponga las pilas
Odio con toda mi alma las reuniones, ya te lo he comentado alguna vez, pero reconozco que cuando son ágiles, puedes conseguir que de ahí salga un compromiso activo y que los involucrados se pongan las pilas. Además, te ayudan a ver aspectos que quizás no habías contemplado del proyecto/tarea, ¡tampoco eres Superman!
Facilitan la colaboración
Estos informes de gestión ayudan también a que las tareas se repartan y el equipo esté más involucrado. Si el proyecto no avanza por culpa de Fulanito, probablemente se ponga en evidencia en el informe.
Mejora la transparencia
Cuando las tareas y progresos de un proyecto se ponen por escrito, adquieren más fuerza. Por eso, el rastro de papel ayuda a que queden patentes las funciones y plazos de todos, facilitando la rendición de cuentas.
Proporciona ideas para futuros proyectos
Cuando eres consciente de los pasos que has dado, es más fácil monitorizar el proceso y avanzar hacia el futuro.
De hecho, cuando te paras a pensar en qué has hecho hasta el momento, el simple hecho de reflexionar, te permite darte cuenta de si has puesto (o no) toda la carne en el asador. ¿No te ha pasado nunca?
Por ejemplo, si al preparar tu informe te das cuenta de que no vas tan bien como pensabas, deberías reflexionar sobre las causas que están provocando esos retrasos.
Con esta información, podrás tomar las medidas necesarias para evitar que vuelva a suceder en el futuro.
Mejora la evaluación y revisión de proyectos
Por último, y probablemente la razón más importante por la que utilizar los informes de gestión, cuando finalice el proyecto, tendrás material más que de sobra para detectar aciertos y fallos.
Es el caso de empresas que funcionan con metodologías, porque los proyectos largos requieren metodologías probadas, que funcionen. Con un rastro de informes de los pasos y procesos que has seguido a lo largo del proyecto, te resultará mucho más sencillo detectar las carencias de tu metodología o los puntos fuertes que han conseguido que funcione.
Cómo hacer un informe de progreso
¿Te has quedado alguna vez mirando la pantalla como un bobo?
No es raro cuando te enfrentas a informes de progreso, especialmente para aquellos cuyos trabajos normalmente no implican escribir documentos largos.
Una de las razones por las que estos informes pueden resultar tan aterradores es porque los encargados de redactarlos no son escritores.
No saben de estructura, ni de escribir de forma descriptiva, informativa o sugerente. No saben escribir en absoluto.
Y si no, que se lo pregunten a los médicos.
A mí, que en el último año me ha tocado ver unos cuantos, todavía me sangran los ojos con faltas de ortografía o giros lingüísticos más propios de un endemoniado que de una persona que ha pasado muchos años estudiando.
Sea como fuere, estoy convencida de que cualquiera es capaz de escribir. No La perla de Steinbeck (en el idioma original, por supuesto) pero sí un texto que comunique una idea de forma clara y sencilla.
Ahí van unos consejos de una persona que ha aprendido a escribir con más o menos acierto:
Piensa en la redacción de un informe como en una serie de preguntas y respuestas
Porque de eso se trata. Piensa que estás teniendo una conversación con tu jefe, el gerente de tu proyecto o con tu cliente. ¿Qué crees que te va a preguntar? Pues dale.
Por ejemplo. Pongamos que eres el responsable de la implantación de un proyecto de software en tu empresa.
Eres una persona con formación técnica, pero no necesariamente tienes por qué saber escribir.
Debes informar al gerente de tu empresa de la evolución del proyecto, de las tareas que se han completado y del estado de las mismas.
Lo más probable es que el gerente quiera saber qué fases del proyecto se han completado, si ha habido retrasos, si el personal involucrado está siendo constante, si has realizado las pruebas según lo acordado, etc.
Usa un lenguaje simple y directo
Esto no significa que no puedas utilizar la jerga técnica propia de tu sector.
Pero puedes hablar de forma clara, con un lenguaje claro y conciso. Con frases cortas que comuniquen ideas sencillas.
Evita utilizar la voz pasiva cuando sea posible
¿No sabes lo que es la voz pasiva?
Ahí va un ejemplo:
“El incremento de la producción detectado ha sido de un 18% con respecto al trimestre pasado, tras las medidas implementadas.”
Sería más sencillo hablar en primera persona, pero no siempre es posible en este tipo de documentos.
Para evitar que el lector se pierda en la frase, pueden utilizar el recurso de dar un actor al verbo (el equipo, en este caso).
“El equipo ha detectado un incremento de la producción del 18% con respecto al trimestre pasado, tras las medidas implementadas.”
Sé específico
¿Sabías que para los chinos la precisión en el lenguaje es signo de gran inteligencia? Reconozco que personalmente me enamoran las personas que son capaces de decir mucho con pocas palabras.
Cuando veo frases rebuscadas o sustantivos mal utilizados, me pierdo.
Si nos ponemos en plan científico, además, hay estudios que demuestran que las palabras concretas ayudan a activar ambas regiones del cerebro.
Y lo que es más importantes, las palabras concretan evocan imágenes mentales.
No es lo mismo definir un atardecer como “evocador y romántico” que definirlo como “una explosión de color del amarillo al rojo con todos los matices intermedios posibles”.
Si añades detalles de la vida real, con elementos que el lector pueda imaginar, mejorarás tu mensaje.
Explica la jerga si es necesario
Tu gerente, tus compañeros de departamento o tu cliente no tienen por qué conocer qué significan todos y cada uno de los términos técnicos que utilizas.
Si es necesario, utiliza los paréntesis para explicar los términos que utilices en el informe.
Ojo con las siglas, solo las entiendes tú la primera vez
Si te digo que SMP va de maravilla, no tienes por qué saber que me estoy refiriendo a Social Media Pymes.
Cuando vayas a utilizar siglas, explícalas así:
“Social Media Pymes (SMP en adelante) es un proyecto de marketing digital a cargo de Carmen Díaz.”
Atente a los hechos
Tu opinión no es importante, a menos que te la pidan. Un informe de proyecto debe evaluar la marcha de un trabajo, donde lo importante son los hechos y progresos del mismo.
Y punto.
Utiliza la visualización de datos
Los informes de este tipo suelen ir acompañados de gráficos. Y muchos.
Lo malo de la visualización de datos es que es un Arte Mayor. Sí, con mayúscula. Ser capaz de transmitir con imágenes datos complejos es un tarea que requiere de conocimientos de diseño, conceptualización y mucho talento.
Y no cualquier gráfico es bueno: cada uno sirve para una cosa, y no todos sirven para lo mismo.
Cómo estructurar un informe de progreso
Todo esto está muy bien, pero todavía no te he contado qué debes hacer cuando te encargan un informe de progreso y a estas alturas de post, ya debes estar nervioso. ¿Verdad?
Lo primero que debes saber es que hay muchos tipos de informes, como tipos de lectores.
Hay informes diarios, semanales o mensuales que pueden tener como objetivo una persona o un equipo.
Las partes principales de un informe de progreso son:
1/ Introducción
La primera parte del informe se destina a dar una visión general de la información que se encontrará el lector.
Te recomiendo que la dejes para el final, con toda la información expuesta todavía en tu retina.
No es necesario que la introducción sea demasiado larga, con un par de párrafos es suficiente.
2/ Metas alcanzadas
Los números y los detalles son tus amigos, especialmente al escribir esta sección del informe de progreso. Es probablemente la primera sección que consulte tu gerente/jefe/cliente, por lo que debes conseguir que sea atractiva y visualmente eficiente.
3/ Objetivos
Describe brevemente los objetivos que tenías que cumplir en el periodo al que corresponde el informe: semana, mes o trimestre.
Sé concreto y no te líes.
4/ Obstáculos
Puede que las cosas no hayan ido tan bien como te gustaría, por lo que debes reservar una sección exclusiva a los obstáculos encontrados, que te han impedido alcanzar las metas que tenías marcas.
Pero no te quedes únicamente en describir los problemas. Propón soluciones y qué acciones concretas vas a implementar en el siguiente periodo para que no vuelva a pasar.
Ejemplos de informes de proyecto
No quiero terminar este artículo sin ofrecerte ejemplos ejemplos de informes visualmente atractivos en los que te puedas inspirar a la hora de elaborar el tuyo.
Informe de progreso diario
Un informe de progreso diario incluye tus metas para el día en curso o para el día siguiente, así como tus logros del día anterior.
También expone los desafíos que has encontrado en la realización de tus tareas así como los logros que has conseguido.
Otra sección que es común ver en este tipo de informes es “lecciones aprendidas” o “buenas prácticas”.
Engloban una serie de lecciones que quieras compartir y que están directamente relacionadas con tus tareas y desafíos del día a día.
Este informe que puedes ver sobre estas líneas, obra de una diseñadora experimentada llamada Fran Khayat, está pensando para informar a analistas y clientes de la situación del mercado financiero de un día para otro.
Informe semanal de progreso
Un informe de progreso semanal proporciona un desglose semana por semana de lo que se ha logrado y qué tareas quedan por completar.
Al igual que un informe de progreso diario, un informe semanal puede incluir desafíos y lecciones aprendidas.
Este maravilloso ejemplo de informe semanal de productividad es obra del diseñador Aldeen Torres.
Informe mensual de progreso
Al tener un periodos más largo sobre el que informar, es probable que su extensión sea mayor.
Por último, este ejemplo, que tan bien resalta los datos clave de un buen informe de proyecto, es obra de la agencia LaFinka.
Una última cosa
Ya has terminado tu informe de progreso. Puedes respirar tranquilo.
No le des a “enviar” tan rápido. Espera.
Léelo una vez más, en alto si es posible. ¿Por qué?
Porque hablamos más lento que leemos, y al leer en alto es más probable que veas los fallos de expresión o las erratas que se te pueden haber colado sin darte cuenta.
A mí me ayuda mucho cuando termino un texto. Es un rollo, pero ayuda a darle el toque final.
Te dejo como regalo esta checklist de cosas a revisar antes de lanzar el informe.
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