He ayudado a muchas empresas a mejorar sus textos web mediante la creación de una guía de estilo. Y digo mejorar, porque la redacción para empresas no consiste en crear textos que no se correspondan con la realidad, sino en proporcionar una mejor estructura, un estilo definido y en facilitar la lectura para que las ideas lleguen con claridad a los lectores.

Pero antes de presentar el producto final me suelo encontrar pequeñas inconsistencias que afean el conjunto. En algunos sitios, el nombre de la empresa se menciona de una manera, en otros, de otra. O se mezclan tiempos verbales, o la voz de la empresa.

Cualquier texto necesita una edición profunda, pero también hace milagros una serie de normas que dirijan con mano firme las muchas inconsistencias que se presentarán a lo largo del mismo.

Redacción para empresas, ¿qué es una guía de estilo?

También conocida como “hoja de estilo” o “guía de tono de voz”, una guía de estilo de redacción para empresas a menudo forma parte de una serie de normas más amplias de comunicación que sirven de base para todos los mensajes de la compañía.

Su misión es garantizar que todos los mensajes de la marca se comunican de forma clara, consistente y afectiva, fortaleciendo la identidad y permitiendo que los lectores “conozcan” a la empresa a través de sus palabras. Sirve tanto para los redactores internos como externos de la empresa y puede ser utilizado a modo de referencia.

¿Cuándo hay que utilizar una guía de estilo?

Si estás generando material escrito y tienes más de un redactor en plantilla, necesitas utilizar una guía de estilo.

Tener una guía de estilo te asegurará que todos los involucrados tienen claro el nivel que la empresa espera, cuál es el tono de voz que la marca quiere transmitir y qué se espera de cada uno de ellos.

Puede que al principio te cueste algo crear una guía de estilo, pero a la larga, te ahorrarás un montón de tiempo.

¿Qué debe incluir una guía de estilo?

Aunque una guía de estilo es un documento único que se crea en exclusiva para cada empresa, sí debe contener una serie de elementos comunes. Estos son algunos de los más comunes:

• Misión: los redactores debes saber de qué va tu empresa, en qué cree y a quién representa. Intenta ser lo más específico posible, especialmente si perteneces al sector B2B. Si cuando describes la misión de tu empresa puedes sustituir el nombre de tu empresa por el de tu competencia, no has hecho bien tu trabajo.
• Público objetivo: ¿quién leerá el texto? Si es posible, incluye toda la información que puedas sobre el público objetivo al que se dirigirán tus textos: demografía, hábitos de consumo, aspectos psicológicos y sociales. Los redactores deben escribir con una imagen mental y tu objetivo es hacer todo lo posible para que logren esa imagen menta.
• Propósito: ¿cuál es el objetivo principal del texto? ¿Informar? ¿Generar conversiones? ¿Entretener? Para ti puede ser obvio, pero los redactores no tienen por qué verlo con tanta facilidad.
• Vocabulario: ¿hay en tu sector palabras o frases específicas? Por ejemplo, ¿tu empresa prefiere “consumidores” o “clientes”? ¿”sucursales” o “tiendas”? Incluye también aquellas palabras o frases que deban evitarse.
• Jerga: en varias ocasiones te he hablado del daño que puede hacer la jerga en un texto corporativo. Si el lector no está habituada a ella porque es un recién llegado al sector, enturbiarás la lectura y cerrarás puertas a potenciales clientes. Un truco muy socorrido es incluir las explicaciones pertinentes cuando menciones alguna palabra técnica al inicio del texto.
• Humor y corrección política: tú marcas los límites que quieres que tus redactores no crucen. O todo lo contrario. Si tu empresa es de las que le gusta generar polémica siempre que puede, facilita las pistas necesarias para que quien escribe sepa hasta dónde puede tensar la cuerda o dónde se encuentran las líneas rojas que nunca debe cruzar.
• Ortografía: ¿Estados Unidos o EE. UU.? ¿Ecommerce o e-commerce? Hay muchas formas de decir lo mismo y que siga siendo correcto gramaticalmente. Pero si mantienes una coherencia, tus textos parecerán escritos por una sola mano, y por un montón de redactores descoordinados.
• Puntuación: define la frecuencia de las comas, el uso de las comillas simples o dobles, los títulos de los libros, las citas, etc.
• Mayúsculas: ojo con esto, porque hay quien se las toma muy a la ligera. Hay normas de cuándo se deben utilizar y cuándo no, pero más allá, puedes contemplar ciertas licencias que no incumplan las directrices del buen uso de la lengua. Te recomiendo que te suscribas a la newsletter diaria de Fundéu, aprenderás mucho.
• Tipos de letra: dedica un momento a pensar qué tipos de letra son los más adecuados, así como colores, márgenes, espacios, etc. Aunque muchos de estos aspectos pertenecen a la identidad visual de marca puedes facilitar la tarea de los diseñadores si los textos se generan desde el inicio con determinadas especificaciones.
• Citas y referencias: hay mucha literatura relacionada con la forma adecuada de citar obras, así como la forma de incluir referencias. Como el común de los normales no suele conocer estas indicaciones, facilita su trabajo y ahorrarás tiempo de profreading.
• SEO: también para evitar que tengas que duplicar trabajo, proporciona a los redactores las indicaciones necesarias para que los textos incluyan la capa SEO de turno. Es decir, dónde y cómo incluir la palabra clave, la densidad de keywords que deben contemplar, cómo se redacta una metadescripción, etc.

Cómo crear una plantilla de estilo

Si además de una guía de estilo deseas crear una plantilla para que los redactores puedan trabajar de una forma más sistemática, es hora de crear una plantilla.

Estos son los pasos que debes seguir:

1/ Haz un listado de nombres, expresiones y puntuaciones que tu empresa utilice habitualmente. Por ejemplo: email (o e-mail), UK (o Inglaterra), cliente objetivo (o prospecto), etc.

2/ Decide cuáles de estas expresiones van a convertirse en el estándar oficial de tu marca, cuales de estas siguen el estilo de tu marca.

3/ Ordena alfabéticamente la hoja de estilo.

4/ Publica la hoja de estilo e invita a un grupo de personas más amplio a hacer sugerencias o correcciones.

5/  Haz que la hoja de estilo esté accesible para todas las personas de tu organización y que todos estén informados de la importancia de utilizarla.

Créeme cuando te digo que escribir es algo tan personal como hablar. No hay dos personas que escriban igual, de la misma manera que no hay dos personas que hablen igual.

Tu empresa también debe tener una forma de expresarse única y personal, que transmita una identidad tan distinguible como el estilo de las imágenes o la línea gráfica.

Si deseas comentarme cualquier duda relacionada con cómo crear una guía de estilo de redacción para empresas, te espero en los comentarios.