Aprender cómo redactar un correo electrónico hoy en día es como aprender a andar: tu supervivencia depende de ello.

No te preocupes, no estás solo. No es imposible aprender a redactar como no es imposible esquiar en pleno Paseo de la Castellana, ¡todo es posible!

En el artículo de hoy te contaré la diferencia entre un artículo formal y un informal, además de ejemplos para que puedas apreciar las diferencias de tono, lenguaje y vocabulario necesario.

¿Qué es un correo electrónico formal?

Por lo general, un correo electrónico formal se envía a alguien que no conoces bien o a una persona a quien estás a cargo. 

Podrías enviar correos formales a profesores, jefes, potenciales clientes o actuales clientes si estás trabajando en una industria rígida o formal como… la fabricación de reactores nucleares. 😉

Como indicación, si trabajas en un entorno formal, es mejor que uses correos electrónicos formales con tus jefes y compañeros a menos que te indiquen lo contrario. Es mejor pasar por “educado” que por “confianzudo”.

Correo electrónico informal versus correo electrónico formal: ¿cuál es la diferencia?

Un correo electrónico formal difiere de un correo electrónico informal. Por lo general, un correo electrónico informal va dirigido a una persona que conoces bien; como un amigo o un familiar. En este tipo de correos, no necesitas preocuparse tanto por la estructura y el tono de vez en la comunicación.

De hecho, parte de lo que hace que un correo electrónico formal sea diferente de uno informal es la estructura. Un correo formal tiene una estructura muy definida, con un saludo definido (la parte inicial del correo), la firma, la frase inicial y el cuerpo.

Además se usa el lenguaje de manera diferente en un correo formal que en un correo informal. En el formal, es mejor que evites el uso de abreviaturas, contracciones, jerga, emoticonos y terminología informal.

Por último, en un correo informal no utilizarás oraciones completas o una gramática muy cuidada, algo que sí debes cuidar en un email formal.

Este es un buen ejemplo de cómo debería ser un correo formal:

La reunión está programada para el 5 de diciembre a las 9:30 am. Es obligatorio que asistan todos los estudiantes. Es necesaria la actualización de los proyectos.

Compara estas frases con un correo informal:

Reunión obligatoria: 5 de diciembre, 9:30 am. ¡No os olvidéis de actualizar vuestros proyectos! Nos vemos allí. 🙂

La información es la misma, pero la primera es mucho más formal. 

2. Cómo escribir un correo electrónico formal

Los correos informales se suelen redactar de forma rápida y sin pensarlos mucho. Sin embargo a uno formal suele requerir algo más de reflexión y tiempo. Es necesario que presten atención a cada elemento. 

Con eso en mente, echemos un vistazo más de cerca a algunos elementos comunes de un correo electrónico formal:

Línea de asunto

Es lo primero que ve el lector en su bandeja de entrada, como en esta imagen:

Aquí te juegas mucho, porque si los lectores no confían en el asunto o no es lo suficientemente atractivo, nadie leerá tu correo. Debe ser detallada e informativa, pero no en exceso.

Aquí tienes un ejemplo de una línea de asunto de un correo formal:

Convocatoria reunión status proyecto Amapola, jueves 5 de febrero

Reunión de estudiantes requerida: 5 de diciembre, 9:30 am

Si el correo fuera comercial, deberías centrarte en otros aspectos, como en resaltar el beneficio que el lector obtendrá si abre el correo, por ejemplo:

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Saludo

El saludo es el segundo contacto que recibe el lector, pero no por ello es menos importante.

Si estás redactando un correo formal a tu jefe o tu profesor, es algo que no debes olvidar o tu texto parecerá descuidado.

Aquí tienes algunos ejemplos de saludos formales:

Estimado Manuel,

Es importante señalar que en algunos países de habla hispana se valora mucho el título del destinatario, por lo que es importante que lo recalques, como por ejemplo:

Estimado Dr. Manzano,

En línea con lo anterior, no olvides que el uso de Sr. o Sra. es más que adecuado cuando quieres redactar un email formal para una persona que no conoces. Personalmente me gusta excederme al escribir un email con este tipo de recomendaciones.

Si no sabes el nombre de la persona a la que te diriges, puedes utilizar el recurso de dirigirte a la persona por su título, como en este ejemplo:

Estimado Director de Recursos Humanos,

En raras ocasiones en las que no conoces el nombre o el cargo de una persona, está bien usar este saludo:

A quien le interese,

Saludo informal para un grupo

¡Hola clase!

Saludo informal para una persona

Hola Laura,

Si es un correo comercial, personalízalo con el uso de etiquetas merge, está demostrado que el uso de este tipo de etiquetas ayuda a generar más conversiones.

Introducción

Tanto para redactar correos formales como para correos promocionales, es importante que te presentes.

Esto se aplica a todo tipo de comunicaciones: acciones de relaciones públicas, correos para conseguir colaboraciones de link building y todo lo que te puedas plantear cuando intentas conectar con una persona que no conoces.

En el único caso en que no es necesaria una introducción es cuando conoces al destinatario.

Aquí tienes un ejemplo de una introducción en un correo formal:

Cuerpo

¡Llegamos a la chica! Ahora le toca el turno al grueso de la información o donde describes qué es lo que buscas.

Personalmente me gusta ser clara y directa, con frases del tipo:

Te escribo porque busco…

El objetivo de esta comunicación es…

Ten en cuenta que la gente tiene poco tiempo, que leerá en diagonal tu correo y que lo importante es que quede claro qué quieres, qué ofreces y qué debe hacer la persona que ha recibido la comunicación si está interesada en lo que ofreces.

No olvides escribir de forma clara y concisa y, por supuesto, sin faltas de ortografía. El estilo es cosa tuya, pero escribe correctamente y con frases cortas, que permitan al lector avanzar rápidamente sin sensación de que le estás quitando mucho tiempo.

Recuerda que el lector no sabe quién eres y es probable que no esté familiarizado con tu sector o tu tema. No querrás que malinterprete tu correo o que no te entienda, ¿verdad?

Cierre

También es importante finalizar el cuerpo del correo de la forma adecuada. Será lo último que ve el lector, por lo que debes dejar un buen sabor de boca e invitar a la acción.

Un buen cierre de un correo formal también debe recordar al lector quién eres, por lo que siempre es importante incluir una firma con tu información de contacto y el puesto en el que trabajas.

Si es posible, utiliza una firma profesional para dar un mayor impacto.

Te sorprendería saber la cantidad de gente que se dirige directamente a la firma para saber quién eres y qué puesto ocupas antes de leer el cuerpo del texto.

No olvides incluir tu nombre completo si se trata de un correo formal, muchas personas querrán dirigirse a ti como Sra. Díaz por ejemplo.

Por último, para cerrar el correo, utilizar una despedida del tipo “Atentamente”.

No me gusta nada lo que se estila ahora (Saludos) pero cada vez lo veo más y si a ti te funciona, adelante.

Hasta aquí la información necesaria para redactar todas y cada una de las secciones de un correo formal.

Te serán de utilidad en tu entorno profesional porque suele ser muy formal. Pero no has terminado, ni mucho menos. Ahora es cuando vas a aprender a darle salsa a tu correo para que cumpla los objetivos que estás buscando.

3. Dar formato y estructurar un correo electrónico formal

Los correos informales no necesitan una estructura muy rígida como habrás comprobado muchas veces. En los correos formales, por el contrario, se espera encontrar un cierto número de elementos:

• Asunto. Procura que sea específico, pero conciso. Muchos expertos coinciden en que la línea de asunto ideal es de seis a diez palabras.
• Saludo. Dirígete al destinatario por su nombre, si es posible. Utiliza los cargos profesionales cuando corresponda. Por ejemplo, utiliza Estimado profesor Pérez, no Hola tú.
• Cuerpo de texto. En esta sección debes explicar el mensaje principal. No olvides la gramática adecuada y oraciones completas.
• Firma. El cierre de tu correo electrónico debe ser formal. Utiliza tu nombre y apellido. Si escribes en nombre de una organización y conoces el cargo de la persona a la que envías el correo, no dudes en utilizarlo.

A partir de ahí, hay ciertas cosas que debes tener en cuenta como las fuentes a utilizar. ¿Cuáles son las más adecuadas? Es mejor que utilices las más sencillas, las que se leen bien en cualquier ordenador, como Verdana, Times New Roman o Helvética. Odio la Arial por motivos religiosos (es broma), si a ti te gusta, ¡adelante!

Procura evitar las más novedosas como Comic Sans, aquellas que simulan escrituras a mano como Bradley Hand y Brush Script. 

Recuerda que si eliges una fuente inusual para tu correo formal, es posible que no sea compatible con algunas plataformas de correo.

Tampoco uses muchas fuentes en un mismo correo, puede hacer que se asemeje a un anuncio o que interfiera en la comprensión del mensaje.

4. Antes de enviar un correo

Una vez que hayas redactado y dado forma a tu correo formal, tu mensaje está casi listo. Pero antes de darle al botón de Enviar, revisa todo el texto con atención.

• Errores de ortografía
• Errores en el nombre del destinatario
• Errores tipográficos
• Errores gramaticales

Recuerda, un correo descuidado causa una mala impresión.

Un consejo más: presta atención a la dirección desde la que envias el correo. Seguro que tú, como yo, creaste direcciones de correo cuando estabas en la universidad. A mí me dió por utilizar el segundo apellido de mi padre y todavía arrastro un correo que cuesta decir por teléfono.

5. Usar plantillas para redactar un correo electrónico formal

Una forma de añadir un mayor impacto a tu correo electrónico es utilizar una plantilla profesional. No tendrás que hacer muchas cábalas y añades algo de interés gráfico a tu correo. Además, tendrás toda tu información de contacto completa.

Dónde encontrar plantillas para redactar correos formales o profesionales

Hay muchos servicios donde puedes descargar correos formales. Benchmark es una excelentes opción para que descargues tu plantilla y puedas redactar tu correo rápidamente y sin dudar de la estructura.

Conclusión

Es posible que no tengas mucha experiencia en la redacción de correos formales, pero si tienes que hacerlo, es mejor que lo hagas bien. No es difícil cuando sabes qué pasos debes seguir y los componentes que debe incluir.

Los correos formales y los informales son muy diferentes, cada uno de ellos tiene una estructura, un formato y un tono que encajan con los objetivos y con las normas sociales y de cortesía que se deben seguir en cada caso.

Ahora que conoces todos los detalles para redactar diferentes tipos de correos, estoy segura de que estás lista para redactar, formatear y enviar tus propios correos electrónicos. ¡Ánimo!