2022 está siendo un año especial en Social Media Pymes: estamos haciendo muchos cambios, trabajando con clientes increíbles y ampliando nuestro equipo. De los proyectos en los que he trabajado, he aprendido una lección vital impagable: puedes tener mucho presupuesto, un gran equipo y toda la atención de tus jefes, pero sin un flujo de marketing digital que te permita avanzar, los proyectos, no salen.

En la nueva entrada del blog quiero compartir contigo el sistema que tenemos en la agencia, cómo nos enfrentamos a los proyectos y algunos buenos consejos sobre cómo gestionar contenidos.

¿Qué es un flujo de marketing digital en contenidos?

Un flujo de trabajo digital en contenido supone tener en cuenta todo lo que supone una estrategia de marketing de contenidos:

• Tus canales de difusión.
• Tu equipo de profesionales.
• Las herramientas de contenido.
• Las acciones y tareas a llevar a cabo.
• Los formatos de contenidos que se deben crear.
• Las herramientas que se van a utilizar, etc.

En definitiva, un flujo de trabajo es un proceso o sistema. Hace referencia a una serie de pasos que debes seguir y que garantizan que el proyecto avanza y que las tareas que cumplen en el tiempo y en la forma especificado.

Cómo impacta un flujo de marketing digital en tus contenidos

Según una encuesta reciente, el 70% de los profesionales de marketing confían más en los contenidos que en los anuncios de PPC.

¿Por qué?

Un buen flujo de marketing digital en contenidos te permite:

• Generar más contenido más rápido.
• Contar con un equipo cohesionado que funciona.
• Menos problemas de comunicación y descoordinación.
• Un equipo más satisfecho.
• Un proceso más claro que te permite escalar tus acciones.
• Documentar tus proyectos de marketing de contenido.

Cómo crear un flujo de marketing digital de contenidos

Está claro que trabajar con un sistema es mejor que improvisar. Lo he experimentado en carne propia, y al final del día terminas enfadado, frustrado y cansado.

Para ahorrarte problemas y dolores de cabeza, sigue este flujo de marketing digital de contenidos. Es el que usamos en Social Media Pymes para terminar el día con clientes felices y equipo contento.

Incluye lo siguiente:

• Definición de la estrategia.
• Asignación de las tareas y responsabilidades.
• Diseño de un flujo de información.
• Definición de las herramientas de colaboración.
• Análisis y monitorización.

Vamos a verlo con más detalle.

Definición de la estrategia

Como sin duda sabes, en la fase de estrategia, debes definir absolutamente todo lo necesario para que los contenidos salgan. Es importante para el proyecto en general, pero también es importante que todos los miembros de tu equipo conozcan la estrategia, la comprendan y la sigan.

No te olvides de incluir:

• Los criterios que debe cumplir el contenido.
• Los objetivos concretos de cada pieza de contenido.
• Los indicadores de medición que debes seguir.
• El tono de voz que deben seguir las distintas piezas de contenido.

? Consejos para crear estrategias

Tu estrategia de contenidos, te permite desarrollar un plan de contenido que puede asignar a redactores, diseñadores, community managers, etc.

Para que tu estrategia sea a prueba de bombas, sigue estos consejos:

• Incluye a las personas que deban tomar las decisiones importantes, como directores de marketing, responsable de producto, etc.
• Busca siempre el feedback de los responsables de ventas y de atención al cliente.
• Crea un calendario editorial para planificar trimestral o mensualmente.
• Además, planifica con antelación entre una y tres piezas de contenido, te permitirá salir al paso cuando se presentan problemas o no llegas a cumplir con el calendario por los motivos que sean.

Asignación de tareas y responsabilidades

Un equipo que funciona en contenidos, es un equipo con los conocimientos adecuados, la actitud para sacar las tareas adelante y las herramientas que necesitan para lograrlo.

No te olvides de incluir:

• Qué habilidades deben los que están involucrados en cada pieza de contenido.
• Las herramientas para lograr los objetivos.
• Las tareas que les vas a asignar, junto con lo que esperas (puntualidad, creatividad, iniciativa)

? Consejos para asignar contenido

Asignar contenido es mucho más que decirle a tu equipo qué debe hacer. Asignar tareas es un arte en sí mismo, porque debes facilitar todo aquello que necesiten para cumplir sus objetivos y tareas.

Sigue además estos consejos:

• Usa una herramienta de colaboración no solo para ayudar a otras personas a mantenerse al día, sino también para ayudarte a recordar qué trabajo has asignado y qué está pendiente.
• Organiza tu herramienta de colaboración en columnas con la siguiente estructura: función (nombre de la persona), en marcha, para revisar y completado. Debajo de estas líneas puedes ver cómo organizo mis proyectos en Asana.

 Diseño de un flujo de información

Una de las cosas más frustrantes de los proyectos de contenidos sin un workflow digital definido, especialmente si es de los grandes, es que la información no fluye como debería.

Imagina que tienes 5 personas involucradas: un director de proyecto, un desarrollador, un especialista en Ads, un copywriter y un community manager.

Al final del día, las piezas de contenido pasan una serie de acciones de marketing en las que muchas personas intervienen en su creación. Si la información no fluye adecuadamente, pronto surgirán problemas.

Cómo evitar problemas con la información

Como he vivido muchos proyectos y he sufrido con equipos no cohesionados, sigue estos consejos que he aprendido a las malas para evitarte dolores de cabeza:

• Utiliza una única herramienta colaborativa, mejor si es específica de marketing online. Si vas a emplear el correo electrónico como forma de comunicación, no abras más “melones”: no envíes información por Slack, por Trello, etc. Volverás loco a todo el mundo y la gente se frustrará.
• Centraliza la información. Si la información no está en un único lugar, no hay manera de avanzar. Evita abrir documentos y documentos para cada pequeña tarea y define quién puede acceder a la información mediante la definición de roles, especialmente en los proyectos de inbound marketing, donde muchas personas deben revisar mucho material.
• Orden más contraorden, desorden. No hay nada más frustrante que hoy te digan una cosa y mañana todo lo contrario. Es mejor pararse un momento a reflexionar. A menudo, algo tan sencillo como “haz las redes sociales de la semana que viene” supone una carga de trabajo impresionante, que queda en nada cuando se cancela la respuesta.
• Entiende qué es el liderazgo facilitador. Un buen líder no da órdenes, sino que facilita herramientas y medios para que los demás hagan su trabajo. Tampoco fuerza las interacciones con el usuario, obligando a la gente a cumplir con formularios e informes interminables.

Definición de las herramientas de colaboración

No creas a los que te dicen que todas las herramientas son iguales. No es lo mismo usar Trello que Asana. De hecho, me atrevo a decir que la herramienta es una parte importante de un buen flujo de trabajo digital en contenidos, sobre todo su hay tareas avanzadas que incluyen proyectos de lead nurturing, bases de datos o gestiones con buyer persona.

Ten en cuenta estos detalles a la hora de elegir tu herramienta de colaboración:

• Debe poder definir tareas y subtareas. La publicación de un post es mucho más que escribir, es preparar las imágenes, maquetar el texto en WordPress, preparar los metadatos, programarla, definir la distribución, etc.
• También debe poder definir fechas de entrega. Internet no se detiene nunca, y no te va a esperar. Define las fechas de entrega y los recordatorios cuando no se cumplen o cuando se acercan las fechas de entrega.
• Debes poder añadir documentos. Así, la información quedará centralizada y nadie se perderá.
• Si puedes asignar roles y tareas, mejor que mejor.

Análisis y monitorización

Los proyectos de contenidos, como todos los demás, deben estar monitorizados. Si a nadie le importa, nadie se preocupará por cumplir tareas y fechas.

Muchas de las herramientas de gestión de proyectos de contenidos que acabo de mencionar te informan de como va tu proyecto. Asana, por ejemplo, te ofrece métricas muy completas a medida que tu proyecto avanza.

Sea como sea, no puedes gestionar tu proyecto de contenidos de forma eficiente si no cuentas con alguna forma de monitorización y análisis para mejorar los errores que puedes encontrar.

? Consejos para analizar contenido

Analizar los resultados de tu flujo de trabajo es fundamental para que avances hacia buen puerto. Estos son algunos de los consejos que te recomiendo:

• Abre una hoja de cálculo con cada pieza de contenido grande y de alto valor. Revisa trimestralmente su evolución, tanto desde el punto de vista de la creación como el rendimiento.
• Busca tendencias en las principales fuentes de tráfico, los canales, los segmentos de audiencia y los temas, incluidos los objetivos y los problemas de los clientes.
• Una vez que te hayas acostumbrado a una revisión trimestral, acostúmbrate a revisar los proyectos recientes a finales de mes. ¿Por qué esperar para conocer los resultados? Si has invertido mucho en un contenido, querrás saber si estás ganando terreno o cambiar los recursos dedicados a otra parte.

Consejos finales

Crear contenido es más que ponerse a escribir, mucho más, de hecho. Hay mil tareas y responsabilidades, así como personas involucradas, por lo que debes definir un flujo de trabajo digital de contenido. Si sabes los pasos que debes seguir, tanto tú como tu equipo trabajaréis de forma más eficiente y responsable.

El caos solo genera problemas y frustraciones, por lo que debes tener un sistema. El flujo de trabajo digital que hemos visto en este artículo puede ser de utilidad si quieres dejar de ir como pollo sin cabeza y empezar a trabajar de forma ordenada y sistemática. Puedes ponerte en contacto con nosotros y te ayudaremos a empezar a crear un proceso eficaz. ¡Llámanos!