Al proceso de creación de contenidos digitales le sucede lo mismo que a mi primer radio cassette. Si no está bien asentado, puede funcionar durante un tiempo, aunque, evidentemente, terminará por morir.

Te cuento. Mi primer radio cassette en realidad no era mío, sino de mi padre, y tenía ya cierto recorrido cuando llegó a mis manos. De vez en cuando dejaba de funcionar, y la música quedaba sustituida por una serie de extrañas cacofonías más propias de una peli de miedo que de una radio.

Para “animarla”, una de mis muchas hermanas y yo le lanzábamos cosas (bolígrafos, cintas de música, sacapuntas, y todo lo que pilláramos por el camino) con intención de que volviera a la vida. Funcionó durante un tiempo, aunque, evidentemente, terminó por morir víctima del maltrato al que lo sometíamos.  😳

Qué es un workflow de creación de contenidos digitales

Tranquilo, no es neurocirugía. Entendemos por workflow de creación de contenidos digitales

el proceso que va desde que se genera la idea hasta que la pieza llega a la audiencia.

Dependiendo de la complejidad y del tamaño de la empresa implicada será más o menos complejo, como es evidente.

Si en este proceso intervienen 10 personas, el flujo de trabajo deberá ser más eficaz que si todas las decisiones las tomas tú. Lo mismo sucede si la pieza es un tweet, no requerirá el mismo proceso que si estamos hablando de un ebook o una infografía.

Es por esto que cuando interviene más de una persona en la supervisión y generación de contenido es conveniente tener un proceso de trabajo que prime la rapidez sin perder calidad por el camino.

¡Porque la máquina de los contenidos no se puede detener!

Por qué crear un workflow de creación de contenidos digitales

Cuando este proceso involucra a equipos de trabajo amplios o debe ser supervisado por varias personas, es fácil atascarse en revisiones de última hora.

¡Error! No sé a ti, pero tengo comprobado que cuando el tiempo apremia, con demasiada frecuencia la calidad cae en picado. Y lo que es peor, el que está al final de la cola (redactor/infografista/community manager) termina frustrado y enfadado, con sensación de que su trabajo no se tiene en cuenta.

Frente a este sinsentido de ineficacia, un workflow de creación de contenidos digitales documentado ayuda a que cada uno tenga claras sus responsabilidades y los plazos se cumplan.

Nótese que he mencionado la palabra “documentado”. Para que este proceso sea realmente eficaz, debe estar por escrito.

Esa es la palabra clave: escrito. El informe anual sobre el estado de los contenidos en España realizado por Eva Sanagustín nos demuestra que el 33% de las empresas no tiene documentada su estrategia de contenidos.

El simple hecho de ponerla por escrito ayuda a que sea más eficaz, para lo que voy a enumerarte 10 consejos.

Workflow de creación de contenidos digitales, cómo crearlo.

Proceso de creación de contenidos digitales

Sencillo, cómo implementar en cada fase del proceso de creación de contenidos digitales un sistema que garantice que la máquina funciona como debería.

Generación de ideas

Esta fase crítica de la creación de contenidos digitales es la que más debes cuidar, porque será la que mayor tiempo consuma, tanto el tuyo como el de los miembros de tu equipo.

Si te equivocas o te enredas en esta fase, cuando llegue el momento de crear contenidos, deberás volver hacia atrás. ¡Menuda lata!

Consejo 1/ Diseña un proceso para solicitar nuevos contenidos

Sé que muchos de los lectores de este blog son pequeñas empresas con estrategias de contenidos de pocas piezas semanales.

Sin embargo, tal y como está el panorama, es más que probable que en breve comprendan que hacer “algo” no es suficiente.

Es a estos a los que va orientado este consejo. Imagina que aunque ya tienes tus redes organizadas, tus entradas se están escribiendo o las newsletters diseñando, se te ocurre una idea.

¿Y si aprovecháramos el inicio del curso para lanzar una nueva sección del blog? ¿Y si con las Navidades a las puertas creamos una campaña para ganar suscriptores mediante un recurso gancho potente?

Estas y otras ideas surgen continuamente en equipos de trabajo inquietos y pegados a la realidad. Y es normal ¡ojo! querer abarcar más y ser ágiles con las nuevas ideas.

Sin embargo, es conveniente no pisar otros trabajos en marcha y sistematizar un proceso para solicitar nuevos contenidos a quien deba generarlos.

Método recomendado

Da igual el sistema que elijas para pedir a tu equipo nuevos contenidos, sea una herramienta de gestión interna, correo electrónico, WhatsApp o formulario, asegúrate de que siempre sea el mismo sistema.

Consejo extra

Tengo la suerte de encargarme de todas las fases de generación de contenidos de algunas de las estrategias de mis clientes, lo que incluye idear la pieza, investigar, redactar y diseñar, como en el caso de primer whitepaper de SEMrush titulado “Calidad vs. cantidad: el combate del siglo en contenidos” que realicé en el mes de junio junto a Alicia Rodríguez.

No es lo normal. Lo normal es que tengas un redactor, un diseñador y un editor. Asegúrate de gestionar el pedido con tiempo y con el acabado que cada profesional se merece.

Consejo 2/ Pide bocetos e ideas para que todos los implicados tengan las mismas expectativas

Cuando me encargan una infografía siempre presento un boceto hecho a mano con la idea, además de las fuentes y la estructura de la información.

Con el tiempo, he podido acortar este proceso si ya he trabajado con anterioridad con el cliente. De esta forma, me ahorro el consabido “Yo pensé que ahí iría un unicornio en lugar de un rinoceronte”.

Qué es un briefing creativo

Aprendí a utilizar los briefings en mi paso por el mundo publicitario y es de las cosas más prácticas que he incorporado a mi profesión de generadora de contenidos.

Un briefing creativo es un documento de una página que describe las metas de la pieza de contenido, los mensajes más importantes a incluir, el estilo del diseño y el ROI esperado.

Parece tarea liviana, pero te aseguro que no lo es.

Por eso, si quieres asegurarte de que tu equipo entregue briefings como es debido, dales una plantilla que rellenar y ENSEÑALES a rellenarla.

¿Por qué? Para no encontrarte con frases como “Para antes de ayer” como fecha de entrega o “Chulo, chulo” como estilo de diseño. 🙂

Consejo extra para briefings creativos

Crea uno que te sirva para todos los tipos de contenidos y todas las campañas, algo sencillo de rellenar y que ofrezca a todos los implicados unas expectativas reales de cómo debe ser la pieza que esperas ver.

Workflow de creación de contenidos digitales, cómo crearlo.

Priorización de tareas

Gran parte del truco para ser eficaz en la generación de contenidos pasa por saber distinguir lo importante de lo urgente.

Consejo 3/ Clasifica las solicitudes por prioridad

No todas las solicitudes de creación de contenidos digitales deben ser consideradas iguales. No porque alguien ponga un signo de exclamación en un correo significa que hay que dejarlo todo para correr a satisfacer a esa persona.

En Heinz Marketing utilizan un sistema de clasificación para dar prioridad a aquellas piezas en función del impacto potencial del contenido.

Según Matt Heinz, su fundador y presidente, “No se puede hacer todo y punto. Pretender lo contrario es poco realista y desconsiderado con los demás. Algunas cosas serán urgentes y otras, urgentes e importantes. No hay que perder de vista que lo urgente no siempre es importante.”

Consejo 4/ Diseña esquemas de procesos

Me hace muchísima gracia cuando recibo un correo con frases tipo “Esto lo haces tú en media hora” o “Eres una máquina, qué rápido trabajas”.

Es verdad que trabajo rápido, pero no siempre la tarea que me encargan merece que me quede sin comer o sin dormir, porque el día sigue teniendo 24 horas. Si doy paso a un trabajo cuando me lo piden, a otra persona tengo que decirle que no o retrasar una entrega.

Por eso, mejorar la priorización de tareas pasa por comprender cuánto tiempo se tarda en generar un contenido.

Y como quiero ser franca contigo, aquí están mis cifras:

  • Un post de 1.500 palabras relacionado con marketing online o contenidos, se tarda en redactar y pulir de 3 a 4 horas.
  • Un post de 1.500 palabras de un tema relacionado con mi ámbito de conocimientos (decoración, inmobiliario, diseño, publicidad, viajes, moda), se tarda de 4 a 5 horas.
  • Un ebook, con bocetos, redacción, diseño, maquetación y correcciones de unas 30 páginas puede llevar fácilmente 2 semanas de trabajo.
  • Una newsletter sin plantilla, entre diseño, textos y cambios, 3 horas.
  • La programación de redes sociales de una empresa mediana, unas 2 horas entre Twitter, Facebook y LinkedIn.

Evidentemente, mientras envias y esperas a que te contesten, el reloj sigue corriendo, por lo que estos tiempos se pueden estirar y estirar y estirar.

Ley de Hofstadter

La Ley de Hofstadter establece que los proyectos siempre consumen más tiempo del esperado.

En 2016, Orbit Media entrevistó a miles de bloggers, que establecieron el tiempo medio por entrada en 3 horas 16 minutos, es decir, un 26% más que en 2015.

Tomemos por ejemplo, esta entrada. ¿Cuánto tiempo crees que me ha llevado redactarla? Parece sencilla, pero no lo es. Las ideas surgen después de haber reflexionado sobre un tema, investigar y estructurar la información. ¡Todo este tiempo también cuenta!

Workflow de creación de contenidos digitales, cómo crearlo.

Creación de contenidos digitales

¡A trabajar! Es hora de crear esas piezas que has estado planeando. Si quieres ser eficaz, sigue estos consejos.

Consejo 5/ Aprovecha las herramientas de automatización y los recordatorios

La única pega que le encuentro a la profesión de generador de contenidos es que es muy repetitiva. A pesar de que no hay dos días iguales, al cabo de cierto número de meses el tedio de hacer todas las semanas lo mismo comienza a aflorar.

Para evitar la bajada de calidad que sobreviene cuando aparece el tedio, me ayudo de la automatización todo lo posible. De esta forma centro todas mis energías y creatividad en aquellas piezas que lo requieran, como las entradas o las infografías.

¿Qué tareas automatizar?

En mi trabajo diario automatizo las publicaciones en redes sociales, a las que dedico unas horas a la semana, aunque diariamente dedico unos minutos a interactuar o seguir a nuevas cuentas.

Consejo 6/ Decide cuándo el contenido está “terminado”

La creación de contenidos digitales requiere una comunicación constante con los implicados en el proceso, con discusiones, actualizaciones y revisiones continuas.

Eso no significa que este proceso se pueda alargar hasta el infinito y más allá, por que en algún momento tenemos que parar.

Entiéndeme bien, parar no es ser chapucero o que no te guste la perfección. A mi me gusta (demasiado), pero internet no se para por ti, ni el tiempo va más despacio porque tú te atasques en una frase que no queda “redonda”.

¿Cuándo es suficiente?

Establece un tiempo máximo de ejecución y así serás más exhaustivo en las revisiones, sabiendo que no dispones de más minutos para revisar y aprovar.

Mi criterio es un máximo de 4 revisiones para mis propios artículos. Aún así, una vez publicados sigo puliendo y ajustando, ¡pero en algún momento tengo que parar!

Organización y almacenamiento de contenido

Recuerdo el tiempo que perdían algunos de mis compañeros de trabajo buscando los archivos que necesitaban para empezar a trabajar. A veces hasta ¡horas! y ni siquiera habían empezado.

Consejo 7/ Establece un proceso de almacenamiento de contenido con un protocolo y un sistema de nomenclatura

Te sorprendería lo eficaz que es establecer un sistema de almacenamiento y no salirse de él.

En mi caso, sigo manteniendo el que me enseñaron cuando empecé a trabajar en mi primer empleo después de la la universidad. Pude comprobar que funcionaba y después de casi 20 años, sigo manteniendo el mismo sistema.

Protocolo de almacenamiento de archivos y nomenclatura

No puede ser más sencillo. En primer lugar, tengo carpetas con los nombres de los clientes, después, por formatos (infografías, ebooks, imágenes, redes sociales, etc) y por último, por campañas (navidad_2016, suscriptores_2017, etc).

En el caso de formatos más complejos, suelo tener varias carpetas con bocetos, archivos (los originales), imágenes y una para almacenar los envíos, que además, llevan la fecha en el nombre para poder localizar rápidamente el último envío realizado.

Consejo 8/ Crea un proceso de entrega

Con frecuencia me habrás oído decir que una estrategia de contenidos incluye muchos “detallitos”.

Que es un pestiño, vaya. Hay tantas piezas y tanto por corregir, que es muy fácil perder el hilo de si lo que has terminado está listo para difundirse o no.

Para evitar estos problemas, es mejor que establezcas un proceso de entrega de contenidos digitales. 

Publicación y promoción

Es bastante común que la persona encargada de la promoción sea distinta de la que genera los contenidos. Como es lógico, eso dificulta ciertos aspectos de la publicación y la promoción que son fácilmente solucionables si estableces un proceso que sigan todos los involucrados.

Consejo 9/ Publicar y promover contenido basado en su estrategia de distribución

Si eres estratégico cuando planteas la creación de contenidos digitales, no tendría sentido difundir a lo loco.

Solo porque hayas terminado el ebook que te ha llevado tantas semanas no significa que debas lanzarlo un viernes a las 9 de la noche.

Además, cuando llegue el momento, no te olvides de los consejos de siembre: hashtags, acortar los enlaces, añadir imágenes para que los tweets sean más atractivos, etc.

Análisis de resultados

¡También los importantes! No dejes que la fase final del proceso languidezca por falta de organización.

Consejo 10/ Mide los resultados

¿Has alcanzado los objetivos que detallaste en el briefing creativo? ¿La pieza está alineada con tu estrategia de contenidos y ha cumplido con las expectativas creadas?

Aprovecha el poder de la analítica digital para mejorar este workflow de creación de contenidos digitales. Todos los procesos descritos en esta entrada se pueden personalizar en función de tu equipo de trabajo y del tamaño de tu estrategia de contenidos.

Ahora, pon estos consejos a trabajar. Un flujo de trabajo de creación de contenidos digitales más eficaz redundará en menos noches y fines de semana trabajando, una coordinación de esfuerzos entre todos los implicados más exitosa, entregas de nuevos contenidos más rápidas y unos colaboradores más felices.

¿Me cuentas si tienes establecido un workflow de creación de contenidos digitales? ¿Qué consejos le darías a un recién llegado que quiere aprovechar todo su potencial? ¡Te espero en los comentarios! 

Carmen Díaz es Content Marketing Manager para Pymes, o lo que es lo mismo, trabaja creando contenidos para pequeñas y medianas empresas que quieran generar más ventas y llegar a unos clientes que cada vez se interesan más por la información y menos por la publicidad invasiva.

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